Hilfe PhishTrainer: Einrichtung
Gmail-Add-on: Administratorhandbuch
Das Symbol der PhishTrainer-Schaltfläche in Ihrem Postfach
Auf dieser Seite
- Übersicht
- Daten und Berechtigungen
- Unterschiede zum Outlook-Add-In für Microsoft 365
- Die Quelle in PhishTrainer erstellen
- Ihre Google Workspace-Domain verknüpfen
- Das Add-on für die Domain installieren
- Alternative: Installation durch die einzelnen Mitarbeitenden
- Überprüfen, ob alles funktioniert
- Fehlerbehebung
- Zugriffe verwalten, aussetzen oder deinstallieren
Übersicht
Mit dem Gmail-Add-on PhishTrainer übermitteln Ihre Mitarbeitenden eine verdächtige E-Mail (Phishing oder Spam) über PhishTrainer an die Sicherheitsabteilung Ihrer Organisation, ohne Gmail zu verlassen.
Das Add-on erscheint in Gmail im Web in der rechten Seitenleiste, wenn eine E-Mail geöffnet ist. Auf Mobilgeräten erscheint es unten in der Nachricht.
Das Add-on wird von PhishTrainer bereitgestellt: Seine Ansichten werden bei jeder Aktion vom PhishTrainer-Server erzeugt, und für Aktualisierungen ist keine Neuinstallation nötig. Die Texte des Add-ons erscheinen in der Sprache des Google-Kontos (Französisch, Deutsch, Englisch oder Italienisch); bei jeder anderen Sprache auf Englisch.
PhishTrainer ist eine Software von Bexxo, dem Cybersecurity-Bereich der Tesweb SA (Ins, Schweiz).
Unterstützte Konten
- Google Workspace-Konten Ihrer Domain: automatisch erkannt, wenn die Domain mit PhishTrainer verknüpft ist (Schritt 2), andernfalls mit dem Reserve-Aktivierungscode.
- Private Gmail-Konten (ohne Google Workspace-Domain): nur mit dem Reserve-Aktivierungscode nutzbar.
Daten und Berechtigungen
Was PhishTrainer bei einer Meldung erhält
Im Postfach der Mitarbeitenden wird nichts gelesen, solange sie nicht auf Meldung senden geklickt haben. In diesem Moment liest der PhishTrainer-Server in Gmail die geöffnete E-Mail, und nur diese, mit der Berechtigung, die der Mitarbeitende dem Add-on erteilt hat. PhishTrainer erhält:
- die gemeldete E-Mail vollständig (Rohformat RFC 822, einschliesslich Anhängen);
- den vom Mitarbeitenden gewählten Typ (Phishing oder Spam) und die von ihm angekreuzten Kästchen (Link angeklickt, Anhang geöffnet, Passwort oder Daten eingegeben, Antwort oder Anruf);
- die Adresse des meldenden Mitarbeitenden, ausgelesen aus dem Identitätstoken, das Google bei jeder Aktion übermittelt. Sie wird nie aus dem Inhalt der E-Mail abgeleitet.
Hat der Mitarbeitende «Passwort oder Daten eingegeben» oder «Anhang geöffnet» angekreuzt und ist die E-Mail keine PhishTrainer-Simulation, erhalten die PhishTrainer-Administratoren Ihrer Organisation eine Warnung.
Die Mitarbeitenden haben weder ein PhishTrainer-Konto noch ein PhishTrainer-Passwort: Sie werden über ihr Google-Konto identifiziert. Das Add-on protokolliert weder Token noch Nachrichteninhalte noch E-Mail-Adressen, und die IP-Adresse wird nicht gespeichert.
Maximale Grösse einer Meldung: 10 MB, einschliesslich Anhängen. Darüber hinaus wird nichts übermittelt: Das Add-on fordert den Mitarbeitenden auf, die E-Mail an die IT-Abteilung weiterzuleiten. Ein Senden ohne Anhänge gibt es nicht.
Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet. Die Aufbewahrungsdauer der gemeldeten E-Mails ist im Vertrag zwischen Ihrer Organisation und Bexxo festgelegt.
Datenschutzerklärung von PhishTrainer
Google-Berechtigungen
| Berechtigung | Verwendung |
|---|---|
gmail.addons.current.message.action | Die geöffnete E-Mail lesen, sobald der Mitarbeitende auf Meldung senden klickt. Ohne diese Berechtigung ist keine Meldung möglich. |
Die Verknüpfung der Domain (Schritt 2) verwendet eine separate Google-Anmeldung, beschränkt auf die Identität des angemeldeten Kontos (openid, email, profile): Sie gewährt keinen Zugriff auf E-Mails.
Unterschiede zum Outlook-Add-In für Microsoft 365
Falls Ihre Organisation auch das PhishTrainer-Outlook-Add-In verwendet, beachten Sie, dass das Gmail-Add-on in den folgenden Punkten anders funktioniert.
| Thema | Outlook-Add-In (Microsoft 365) | Gmail-Add-on |
|---|---|---|
| Maximale Grösse | 3 MB; Senden ohne Anhänge möglich | 10 MB; kein Senden ohne Anhänge |
| Lesen der E-Mail | Durch das Add-In in Outlook (oder über Microsoft Graph, wenn Outlook sie nicht bereitstellen kann) | Durch den PhishTrainer-Server, in Gmail, beim Klick auf Meldung senden |
| Löschen nach der Meldung | Option des Administrators (Verschieben in den Ordner Deleted Items (Gelöschte Elemente)) | Nie: Der Mitarbeitende löscht die E-Mail selbst |
| Verknüpfung der Organisation | Durch ein Konto mit der Rolle globaler Administrator oder Anwendungsadministrator von Microsoft 365 (Rolle wird geprüft) | Durch ein Konto der Google Workspace-Domain, angemeldet aus dem PhishTrainer-Backoffice durch einen PhishTrainer-Administrator |
| Private Konten | Nein (nur Geschäftskonten) | Ja, mit dem Reserve-Aktivierungscode |
| Warnung an die PhishTrainer-Administratoren bei eingegebenem Passwort oder geöffnetem Anhang | Ja (ausser bei Simulationen) | Ja (ausser bei Simulationen) |
1Die Quelle in PhishTrainer erstellen
- Öffnen Sie in PhishTrainer Eingang der Meldungen und klicken Sie auf Quelle hinzufügen.
- Wählen Sie Gmail-Add-on (Google Workspace).
- Speichern Sie. Daraufhin wird ein Reserve-Aktivierungscode angezeigt; er wird nur für Konten benötigt, die nicht über eine Domain-Verknüpfung erkannt werden (nicht verknüpfte Domain, private Gmail-Konten).
Anders als beim Outlook-Add-In hat die Gmail-Quelle keine Option zum Löschen der E-Mail nach der Meldung.
2Ihre Google Workspace-Domain verknüpfen
Durch die Verknüpfung erkennt PhishTrainer die Konten Ihrer Domain automatisch: Mit verknüpfter Domain wird von Ihren Mitarbeitenden kein Code verlangt.
- Öffnen Sie, angemeldet mit einem PhishTrainer-Administratorkonto, die Registerkarte Installation der Quelle und klicken Sie auf Meine Google-Domain verknüpfen.
- Melden Sie sich mit einem Konto Ihrer Google Workspace-Domain an. PhishTrainer liest aus der Antwort von Google die Domain des angemeldeten Kontos und dessen Adresse.
- Die Meldung «Google-Domain verknüpft. Ihre Mitarbeitenden werden nun automatisch identifiziert.» bestätigt die Verknüpfung.
Die Verknüpfung erscheint auf der Registerkarte Verknüpfungen und Benutzer mit dem Geltungsbereich «Verknüpfte Google-Domain». Ohne Verknüpfung bleibt PhishTrainer mit dem Reserve-Aktivierungscode nutzbar.
Eine Domain, eine Organisation: Eine Google-Domain kann nur mit einer einzigen PhishTrainer-Organisation verknüpft werden. Die Verknüpfung umfasst alle Konten der angemeldeten Domain. Ein privates Google-Konto ohne Google Workspace-Domain kann keine Domain verknüpfen.
3Das Add-on für die Domain installieren
Die Installation für die Domain stattet die Mitarbeitenden ohne ihr Zutun aus.
- Öffnen Sie in der Google Admin-Konsole Apps › Google Workspace Marketplace.
- Fügen Sie PhishTrainer hinzu.
- Installieren Sie es für die ganze Domain oder für ausgewählte Organisationseinheiten.
- Akzeptieren Sie die Berechtigungen.
Zeitbedarf: Das Add-on erscheint in Gmail im Web und mobil in der Regel innerhalb der folgenden Stunden (bis zu 24 Stunden).
Alternative: Installation durch die einzelnen Mitarbeitenden
Ohne Installation für die Domain können die Mitarbeitenden das Add-on selbst installieren:
- Den Marketplace-Eintrag von PhishTrainer öffnen, auf Install (Installieren) klicken und die Berechtigungen akzeptieren.
- In Gmail eine E-Mail öffnen: Das PhishTrainer-Symbol erscheint in der rechten Seitenleiste (mobil unten in der Nachricht).
- Ist die Domain nicht verknüpft, oder bei einem privaten Gmail-Konto, fragt das Add-on nach dem Reserve-Aktivierungscode: ihn einfügen. Das Google-Konto wird danach ohne weitere Eingabe erkannt.
Die Registerkarte Nachricht an Mitarbeitende der Quelle liefert einen versandfertigen Text mit dem Link zum Marketplace-Eintrag und dem Aktivierungscode in der Sprache der Benutzeroberfläche.
Überprüfen, ob alles funktioniert
Mit dem Konto eines Mitarbeitenden, für den die Installation gilt: Öffnen Sie eine E-Mail in Gmail und öffnen Sie dann das PhishTrainer-Add-on. Es zeigt «Was möchten Sie melden?» mit der Auswahl Phishing / Spam.
- Ohne geöffnete E-Mail zeigt das Add-on «Wählen Sie eine E-Mail aus, um sie melden zu können.».
- Fragt das Add-on nach einem Aktivierungscode, obwohl die Domain verknüpft ist, prüfen Sie, ob das Konto tatsächlich zur verknüpften Domain gehört (Registerkarte Verknüpfungen und Benutzer).
- Bei der ersten Verwendung kann Google den Mitarbeitenden auffordern, das Add-on zu autorisieren.
Fehlerbehebung
| Was man sieht | Wahrscheinliche Ursache | Was tun |
|---|---|---|
| Add-on fehlt | Installation noch nicht wirksam, oder Mitarbeitender ausserhalb der gewählten Organisationseinheiten | Bis zu 24 Std. warten, Installation in der Google Admin-Konsole prüfen |
| «Ihre Organisation ist noch nicht mit PhishTrainer verbunden…» | Domain nicht verknüpft, oder privates Gmail-Konto | Domain verknüpfen (Schritt 2) oder den Reserve-Aktivierungscode eingeben |
| «Aktivierungscode abgelehnt…» | Code falsch, neu erzeugt, oder Code einer anderen Quelle als des Gmail-Add-ons | Den aktuellen Code der Gmail-Quelle weitergeben |
| «PhishTrainer benötigt die Berechtigung, die geöffnete E-Mail zu lesen…» | Berechtigung zum Lesen der geöffneten E-Mail nicht erteilt | Der Mitarbeitende erteilt die von Google angeforderte Berechtigung; andernfalls die bei der Installation akzeptierten Berechtigungen prüfen (Schritt 3) |
| «Der Meldedienst ist für Ihre Organisation deaktiviert…» | Quelle in PhishTrainer deaktiviert | Quelle reaktivieren |
| «Ihr Zugang wurde entzogen…» | Zugang des Mitarbeitenden vom Administrator entzogen | Falls der Entzug nicht beabsichtigt war: Wiederherstellen auf der Registerkarte Verknüpfungen und Benutzer |
| «E-Mail zu groß» | Mehr als 10 MB, einschliesslich Anhängen | Die E-Mail an die IT-Abteilung weiterleiten |
| «Zu viele Anfragen in kurzer Zeit» | Limit erreicht (60 Meldungen pro Benutzer in 10 Minuten, oder zu viele abgelehnte Aktivierungscodes) | In einigen Minuten erneut versuchen |
| «Die Meldung konnte nicht gesendet werden» | Fehler beim Lesen der E-Mail oder beim Senden | Auf Erneut versuchen klicken; wenn das Problem weiterhin besteht, den Support kontaktieren |
| Verknüpfung: «Die erhaltenen Informationen sind unvollständig (Konto ohne Mandant oder ohne geschäftliche Domain).» | Google-Konto ohne Google Workspace-Domain | Verknüpfung mit einem Konto der Domain wiederholen |
| Verknüpfung: «Diese Google-Domain ist bereits mit einer anderen Organisation verknüpft. Wenden Sie sich an den Support.» | Domain ist einem anderen PhishTrainer-Konto zugeordnet | Support kontaktieren |
| Verknüpfung: «Erstellen und speichern Sie zuerst die Quelle und verknüpfen Sie dann Ihre Organisation.» | Quelle noch nicht gespeichert | Schritt 1 abschliessen |
| Verknüpfung: «Die Verknüpfungssitzung ist abgelaufen oder ungültig. Starten Sie die Verknüpfung im Formular erneut.» | Google-Anmeldung zu lang oder unterbrochen | Verknüpfung auf der Registerkarte Installation erneut starten |
Support: Bei Fragen zur Installation schreiben Sie an info@bexxo.ch.
Zugriffe verwalten, aussetzen oder deinstallieren
In PhishTrainer
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Benutzer widerrufen | Nur diese Person verliert den Zugriff, auch wenn die Domain verknüpft ist. «Wiederherstellen» gibt den Zugriff zurück. |
| Verknüpfung der Domain widerrufen | Die automatische Erkennung endet. Über die Verknüpfung erkannte Mitarbeitende müssen PhishTrainer mit dem Code aktivieren; per Code aktivierte sind nicht betroffen. |
| Empfang deaktivieren (Schalter auf der Registerkarte Einstellungen) | Alle Benutzer sehen, dass der Dienst deaktiviert ist. Nach der Reaktivierung funktioniert alles wieder ohne Eingabe: Massgeblich ist das Google-Konto. |
| Code neu erzeugen | Bereits aktivierte Benutzer funktionieren weiter. Nur neue Aktivierungen per Code benötigen den neuen Code; passen Sie die Nachricht an die Mitarbeitenden an. |
In Google Workspace
- Add-on entfernen: Deinstallieren Sie PhishTrainer in der Google Admin-Konsole (Google Workspace Marketplace-Apps).
Die Bezeichnungen in der Google Admin-Konsole ändern sich regelmässig: Wenn ein Menü nicht genau übereinstimmt, suchen Sie PhishTrainer in der Liste der installierten Apps.
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