Hilfe PhishTrainer: Einrichtung
Outlook-Add-In für Microsoft 365: Administratorhandbuch
Das Symbol der PhishTrainer-Schaltfläche in Ihrem Postfach
Auf dieser Seite
- Übersicht
- Daten und Berechtigungen
- Die Quelle in PhishTrainer erstellen
- Ihren Microsoft-Mandanten verknüpfen
- Das Add-In für die Organisation bereitstellen
- Alternative: Installation durch die einzelnen Mitarbeitenden
- Überprüfen, ob alles funktioniert
- Fehlerbehebung
- Zugriffe verwalten, aussetzen oder deinstallieren
Übersicht
Das Outlook-Add-In PhishTrainer fügt in Outlook eine Schaltfläche Melden in einer Gruppe «PhishTrainer» hinzu. Ihre Mitarbeitenden verwenden sie, um eine verdächtige E-Mail (Phishing oder Spam) über PhishTrainer an die Sicherheitsabteilung Ihrer Organisation zu übermitteln.
Das Add-In wird von Tesweb SA (Ins, Schweiz) veröffentlicht, einem von Microsoft verifizierten Herausgeber. PhishTrainer ist eine Software von Bexxo, dem Cybersecurity-Bereich der Tesweb SA. Das Add-In wird von PhishTrainer gehostet: Aktualisierungen erfolgen automatisch, nichts muss neu installiert werden.
Unterstützte Outlook-Clients
- Outlook im Web;
- das neue Outlook für Windows;
- Outlook für Microsoft 365 (Desktop-App);
- Outlook mobil (iOS und Android).
Die Schaltfläche erscheint bei einer empfangenen, zum Lesen geöffneten E-Mail. Beim Verfassen einer Nachricht erscheint sie nicht.
Voraussetzungen: Exchange Online-Postfächer. Outlook-Versionen ohne Abonnement (2016, 2019, 2021) verwenden das Outlook-VSTO-Add-In, ein anderes PhishTrainer-Produkt.
Daten und Berechtigungen
Was PhishTrainer bei einer Meldung erhält
- die gemeldete E-Mail vollständig (EML-Format, einschliesslich Anhängen);
- den vom Mitarbeitenden gewählten Typ (Phishing oder Spam) und die von ihm angekreuzten Kästchen (Link angeklickt, Anhang geöffnet, Passwort oder Daten eingegeben, Antwort oder Anruf);
- die Sprache von Outlook;
- die Kennung Ihres Microsoft-365-Mandanten, die Kennung des Mitarbeitenden und seine Adresse (UPN), ausgelesen aus dem Microsoft Entra-Token.
Die Mitarbeitenden haben weder ein PhishTrainer-Konto noch ein PhishTrainer-Passwort: Sie werden über ihr Microsoft-365-Konto identifiziert. Das Add-In protokolliert weder Token noch Aktivierungscodes noch Nachrichteninhalte.
Maximale Grösse einer Meldung: 3 MB, einschliesslich Anhängen. Darüber hinaus bietet das Add-In an, die E-Mail ohne ihre Anhänge zu senden (jeder Anhang wird durch eine Zeile mit seinem Namen und seiner Grösse ersetzt) oder sie an die IT-Abteilung weiterzuleiten.
Die Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gehostet. Die Aufbewahrungsdauer der gemeldeten E-Mails ist im Vertrag zwischen Ihrer Organisation und Bexxo festgelegt.
Datenschutzerklärung von PhishTrainer
Microsoft Entra-Anwendungen und Berechtigungen
Es werden zwei mandantenfähige Entra-Anwendungen verwendet, die von Tesweb SA veröffentlicht werden.
«PhishTrainer Report» (das Add-In), Anwendungs-ID 40000108-0758-46fa-b771-bea24c72d6b1. Delegierte Berechtigungen für Microsoft Graph:
| Berechtigung | Verwendung |
|---|---|
openid, profile, offline_access, User.Read | Anmeldung des Benutzers. |
Mail.Read | Die gemeldete E-Mail lesen, wenn Outlook sie nicht selbst bereitstellen kann (mobil, ältere Outlook-Versionen). |
Mail.ReadWrite | Die gemeldete E-Mail in den Ordner Deleted Items (Gelöschte Elemente) verschieben, nur wenn die Option aktiviert ist. |
access_as_user (PhishTrainer-API) | Die Meldung im Namen des Benutzers an PhishTrainer übermitteln. |
«PhishTrainer Liaison M365», Anwendungs-ID 3b5001b0-f842-4be5-ab80-4c58962ed369: wird vom Administrator nur einmal verwendet, um den Mandanten zu verknüpfen. Nur die Berechtigungen openid, profile und email (Identität, kein Zugriff auf E-Mails).
Diese IDs sind keine Geheimnisse. Sie dienen dazu, die Anwendungen in Microsoft Entra unter Enterprise applications (Unternehmensanwendungen) zu finden oder sie in einer Conditional-Access-Richtlinie (Richtlinie für bedingten Zugriff) anzusprechen.
1Die Quelle in PhishTrainer erstellen
- Öffnen Sie in PhishTrainer Eingang der Meldungen und klicken Sie auf Quelle hinzufügen.
- Wählen Sie Outlook-Add-In für Microsoft 365.
- Entscheiden Sie auf der Registerkarte Einstellungen, ob die Option E-Mail nach der Meldung löschen aktiviert werden soll: Sobald die Meldung vom Server akzeptiert wurde, verschiebt das Add-In die gemeldete E-Mail in die gelöschten Elemente der Mitarbeitenden, wo sie wiederherstellbar bleibt.
- Speichern Sie. Daraufhin wird ein Reserve-Aktivierungscode angezeigt; er wird nur benötigt, wenn der Mandant nicht verknüpft ist (siehe Schritt 2).
2Ihren Microsoft-Mandanten verknüpfen
Durch die Verknüpfung erkennt PhishTrainer Ihre Mitarbeitenden automatisch: Mit verknüpftem Mandanten wird kein Code verlangt.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Installation der Quelle auf Meinen Microsoft-Mandanten verknüpfen.
- Melden Sie sich mit einem Microsoft 365-Administratorkonto an: globaler Administrator oder Anwendungsadministrator.
- Akzeptieren Sie die Einwilligungsanfrage der Anwendung «PhishTrainer Liaison M365».
Die Verknüpfung erscheint auf der Registerkarte Verknüpfungen und Benutzer. Ohne Verknüpfung bleibt PhishTrainer mit dem Reserve-Aktivierungscode nutzbar.
3Das Add-In für die Organisation bereitstellen
Die zentrale Bereitstellung installiert das Add-In ohne Zutun der Mitarbeitenden.
- Öffnen Sie im Microsoft 365 Admin Center Einstellungen › Integrierte Apps › Benutzerdefinierte Apps hochladen.
- Wählen Sie Office-Add-In und geben Sie die Manifest-Adresse an (empfohlen: Änderungen werden automatisch übernommen) oder laden Sie die Datei hoch.
- Weisen Sie das Add-In der ganzen Organisation oder Benutzern und Gruppen zu (nur Gruppen der obersten Ebene: verschachtelte Gruppen werden nicht unterstützt). Wählen Sie den Modus Fest: standardmäßig installiert, nicht entfernbar.
- Akzeptieren Sie die von PhishTrainer angeforderten Berechtigungen (Lesen und Verschieben von E-Mails) für die ganze Organisation: Ohne sie gibt es keine automatische Löschung nach der Meldung.
Zeitbedarf: Das Add-In erscheint in der Regel innerhalb weniger Stunden, bis zu 24 Stunden. Ein Neustart von Outlook kann nötig sein.
Alternative: Installation durch die einzelnen Mitarbeitenden
Ohne zentrale Bereitstellung können die Mitarbeitenden das Add-In selbst installieren:
- Öffnen Sie in Outlook Apps › Apps hinzufügen (je nach Version: Add-Ins abrufen).
- Wählen Sie Meine Add-Ins › Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen › Aus URL hinzufügen und fügen Sie die Manifest-Adresse ein.
- Öffnen Sie eine E-Mail und klicken Sie auf die PhishTrainer-Schaltfläche.
- Ist der Mandant nicht verknüpft, bietet der Bereich die Aktivierung des Add-Ins an: Fügen Sie den Reserve-Aktivierungscode ein. Das Microsoft-Konto wird danach auf allen Geräten des Benutzers ohne weitere Eingabe erkannt.
Die Registerkarte Nachricht an Mitarbeitende der Quelle liefert einen versandfertigen Text mit der Manifest-Adresse und dem Aktivierungscode in der Sprache der Benutzeroberfläche.
Ihre Organisation kann benutzerdefinierte Add-Ins sperren: Nutzen Sie in diesem Fall die Verteilung für die ganze Organisation.
Überprüfen, ob alles funktioniert
Mit dem Konto eines Mitarbeitenden, für den die Bereitstellung gilt: Öffnen Sie eine empfangene E-Mail und klicken Sie auf Melden. Der PhishTrainer-Bereich öffnet sich und zeigt «Was möchten Sie melden?» mit der Auswahl Phishing / Spam.
Bei der ersten Verwendung kann sich ein Anmelde- oder Berechtigungsfenster von Microsoft öffnen.
Fehlerbehebung
| Was man sieht | Wahrscheinliche Ursache | Was tun |
|---|---|---|
| Schaltfläche fehlt | Bereitstellung noch nicht wirksam, Benutzer ausserhalb der zugewiesenen Gruppen oder Nachricht wird gerade verfasst | Bis zu 24 Std. warten, Outlook neu starten, Zuweisung prüfen, eine empfangene Nachricht öffnen |
| «Ihre Organisation ist noch nicht mit PhishTrainer verbunden…» | Mandant nicht verknüpft | Mandanten verknüpfen (Schritt 2) oder den Reserve-Aktivierungscode eingeben |
| «Ihr Unternehmen muss PhishTrainer zulassen…» | Administratorzustimmung fehlt | Berechtigungen für die Organisation akzeptieren (Schritt 3) |
| «Der Meldedienst ist für Ihre Organisation deaktiviert…» | Quelle in PhishTrainer deaktiviert | Quelle reaktivieren |
| «Ihr Zugang wurde entzogen…» | Zugang des Mitarbeitenden vom Administrator entzogen | Falls der Entzug nicht beabsichtigt war: Wiederherstellen auf der Registerkarte Verknüpfungen und Benutzer |
| «Verbindung mit Microsoft nicht möglich» | Token abgelehnt oder Anmeldung abgebrochen | Erneut versuchen |
| «Zu viele Anfragen in kurzer Zeit» | Limit erreicht (60 Meldungen pro Benutzer in 10 Minuten) | In einigen Minuten erneut versuchen |
| «E-Mail zu groß» | Mehr als 3 MB, einschliesslich Anhängen | Ohne Anhänge senden oder an die IT-Abteilung weiterleiten |
| Verknüpfung: «Nur ein Administrator Ihrer Microsoft-365-Organisation kann sie verknüpfen.» | Konto ohne Rolle globaler Administrator oder Anwendungsadministrator | Verknüpfung mit dem richtigen Konto wiederholen |
| Verknüpfung: «Dieser Microsoft-365-Tenant ist bereits mit einer anderen Organisation verknüpft.» | Mandant ist einem anderen PhishTrainer-Konto zugeordnet | Support kontaktieren |
| Verknüpfung: «Erstellen und speichern Sie zuerst die Quelle und verknüpfen Sie dann Ihre Organisation.» | Quelle noch nicht gespeichert | Schritt 1 abschliessen |
Support: Bei Fragen zur Installation schreiben Sie an info@bexxo.ch.
Zugriffe verwalten, aussetzen oder deinstallieren
In PhishTrainer
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Benutzer widerrufen | Nur diese Person verliert den Zugriff, auch wenn der Mandant verknüpft ist. «Wiederherstellen» gibt den Zugriff zurück. |
| Verknüpfung des Mandanten widerrufen | Die automatische Erkennung endet. Über die Verknüpfung erkannte Mitarbeitende müssen PhishTrainer mit dem Code aktivieren; per Code aktivierte sind nicht betroffen. |
| Empfang deaktivieren (Schalter auf der Registerkarte Einstellungen) | Alle Benutzer sehen, dass der Dienst deaktiviert ist. Nach der Reaktivierung funktioniert alles wieder ohne Eingabe: Maßgeblich ist das Microsoft-Konto. |
| Code neu erzeugen | Bereits aktivierte Benutzer funktionieren weiter. Nur neue Aktivierungen per Code benötigen den neuen Code; passen Sie die Nachricht an die Mitarbeitenden an. |
In Microsoft 365
- Schaltfläche entfernen: Löschen Sie das Add-In unter Einstellungen › Integrierte Apps im Microsoft 365 Admin Center.
- Berechtigungen widerrufen: Suchen Sie in Microsoft Entra unter Enterprise applications (Unternehmensanwendungen) «PhishTrainer Report» und «PhishTrainer Liaison M365» anhand ihrer IDs.
Die Bezeichnungen in den Microsoft-Portalen ändern sich regelmässig: Wenn ein Menü nicht genau übereinstimmt, suchen Sie das Add-In oder die Anwendung über den Namen.
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