Hilfe Personen und Verzeichnis
Zielpersonen und Zielgruppen verwalten
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Zielpersonen, Personen und Gruppen
Eine Zielperson ist eine Person Ihrer Organisation, die Ihre Phishing-Simulationen erhält. Im Bexxo-Extranet werden diese Personen in einer einzigen Liste geführt, Personen, die alle Dienste der Organisation gemeinsam nutzen (PhishTrainer, Academy usw.).
Eine Kampagne richtet sich nicht an einzelne Personen, sondern an eine oder mehrere Gruppen. Eine Gruppe fasst Personen nach Abteilung, Standort oder Funktion zusammen. Dieselbe Person kann mehreren Gruppen angehören.
Eine Zielperson braucht kein Anmeldekonto. Ohne Konto kann sich eine Person nicht im Extranet anmelden: Sie kann nur Ziel von Phishing-Simulationen sein. In ihrem Datensatz bedeutet die PhishTrainer-Rolle Ziel, dass sie die Kampagnen erhält, ohne die PhishTrainer-Oberfläche zu sehen.
Die wichtigsten Seiten
Personen und Gruppen werden im Menü Verwaltung › Meine Organisation verwaltet. Das Menü PhishTrainer zeigt anschliessend die Ergebnisse dieser Personen und Gruppen.
| Seite | Menü | Wozu sie dient |
|---|---|---|
| Personen | Meine Organisation | Eine Person hinzufügen, eine CSV-Datei importieren, einen Datensatz bearbeiten. |
| Gruppen | Meine Organisation | Eine Gruppe erstellen und ihre Personen auswählen. |
| Verzeichnis und SSO | Meine Organisation | Ein Verzeichnis verbinden (Microsoft Entra ID, Google Workspace, LDAP, Okta, Keycloak) oder den CSV-Import einrichten. |
| Zielgruppen | PhishTrainer | Die Ergebnisse jeder Gruppe ansehen. |
| Ziele | PhishTrainer | Die Ergebnisse jeder Person ansehen. |
Wer Zugriff hat: Die Seiten unter Meine Organisation sind dem Administrator der Organisation und den Personen mit der Berechtigung Personen verwalten vorbehalten. Die PhishTrainer-Seiten erfordern die Rolle Supervisor oder Administrator.
Eine Person manuell hinzufügen
- Öffnen Sie Meine Organisation › Personen und klicken Sie auf Person hinzufügen.
- Füllen Sie im Block Persönliche Informationen die Pflichtfelder Nachname, Vorname, E-Mail und Korrespondenzsprache (Französisch, Deutsch, Englisch oder Italienisch) aus. Mobil und Funktion sind freiwillig.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Person erscheint in der Liste mit der Herkunft Manuell.
Die Felder des Datensatzes dienen auch zur Personalisierung der Nachrichten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer und Funktion lassen sich in eine E-Mail, eine SMS oder eine Landingpage einfügen. Füllen Sie Mobil aus, wenn Sie SMS vorsehen.
Eine CSV-Datei importieren
- Klicken Sie unter Meine Organisation › Personen auf CSV-Vorlage, um die Vorlagedatei herunterzuladen.
- Füllen Sie unter der Kopfzeile eine Zeile pro Person aus. Geben Sie die Sprache als zweistelligen Code an:
fr,de,enoderit. - Klicken Sie auf CSV importieren und wählen Sie Ihre Datei.
- Eine Meldung bestätigt den Start des Imports. Die Personen erscheinen kurz darauf in der Liste, mit der Herkunft CSV.
- Trennzeichen: Semikolon oder Komma.
- Um Personen schon beim Import Gruppen zuzuordnen, fügen Sie eine Spalte
groupsmit den Gruppennamen hinzu, getrennt durch|. - Maximale Dateigrösse: 5 MB.
- Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen und nicht als Datei gesendet.
Die Schaltfläche CSV importieren ist dem Administrator der Organisation vorbehalten. Der Import fügt nicht einfach Zeilen hinzu: Er ist eine echte Synchronisation, eingerichtet unter Verzeichnis und SSO (Feldzuordnung, gewährte Rechte). Je nach diesen Einstellungen kann er auch Anmeldekonten erstellen und Einladungen versenden. Prüfen Sie diese Einstellungen vor Ihrem ersten Import.
Eine Gruppe erstellen und ihre Personen wählen
- Öffnen Sie Meine Organisation › Gruppen und klicken Sie auf Neue Gruppe.
- Geben Sie den Gruppenname ein (Pflichtfeld, er muss sich von den anderen Gruppen unterscheiden) und bei Bedarf eine Beschreibung. Lassen Sie Gruppe aktiv angekreuzt und klicken Sie auf Speichern.
- Der Datensatz der Gruppe wird angezeigt. Klicken Sie im Block Personen der Gruppe auf Personen verwalten.
- Das Fenster zeigt links die Verfügbare Personen und rechts die Personen In der Gruppe. Klicken Sie auf eine Person, um sie von einer Liste in die andere zu verschieben, oder verwenden Sie Alle hinzufügen und Alle entfernen. Das Suchfeld filtert nach Name oder E-Mail.
- Klicken Sie auf Speichern. Vor dem Speichern wird nichts geändert.
Eine Gruppe löschen
Verwenden Sie in der Gruppenliste Gruppe löschen. Die Personen der Gruppe werden nicht gelöscht. Hier lassen sich nur manuell erstellte Gruppen löschen: Eine Gruppe aus einem Verzeichnis oder einem CSV-Import kann auf dieser Seite nicht gelöscht werden.
Gruppen und Personen aus dem Verzeichnis
Hat Ihre Organisation unter Verzeichnis und SSO ein Verzeichnis verbunden, erstellt die Synchronisation die Personen und Gruppen und hält sie aktuell. Die Spalte Herkunft zeigt, woher jedes Element stammt: Manuell, CSV oder der Name des Verzeichnisimports. Die Kacheln Aus dem Verzeichnis und Manuell erstellt filtern die Gruppenliste.
Eine Verzeichnisgruppe bleibt teilweise bearbeitbar, aber das Verzeichnis hat das letzte Wort:
| Element | Manuell erstellte Gruppe | Gruppe aus dem Verzeichnis |
|---|---|---|
| Name und Beschreibung | Bearbeitbar. | Hier bearbeitbar, werden aber bei der nächsten Synchronisation durch die Werte des Verzeichnisses ersetzt, wenn sie abweichen. |
| Personen der Gruppe | Gewählt mit Personen verwalten. | Aus dem Verzeichnis übernommen, hier nicht änderbar. |
| Deaktivierung | Entfernen Sie das Häkchen bei Gruppe aktiv. | Die Gruppe wird wieder aktiviert, solange sie im Verzeichnis existiert. |
| Löschen | Gruppe löschen. | Auf dieser Seite nicht möglich. |
Für die Personen einer Gruppe aus einem CSV-Import gilt dieselbe Regel: Sie lassen sich auf der Seite Gruppen nicht ändern, und die Gruppe lässt sich dort nicht löschen.
Synchronisierte Personen
Die Kachel Aus dem Verzeichnis der Seite Personen fasst sie zusammen. Ihre Angaben stammen aus dem Verzeichnis, gemäss dem Block Feldzuordnung des Imports. Eine im Extranet vorgenommene Änderung kann bei der nächsten Synchronisation ersetzt werden, je nach dem für jedes Feld gewählten Synchronisationsmodus. Korrigieren Sie eine Angabe dauerhaft im Verzeichnis.
Ergebnisse nach Gruppe und Zielperson verfolgen
- PhishTrainer › Zielgruppen zeigt eine Karte pro Gruppe: Anzahl Mitglieder, Anzahl Kampagnen und durchschnittliche Klickrate. Details öffnet die Statistiken der Gruppe. Die Schaltfläche Gruppen verwalten führt zur Seite Gruppen.
- PhishTrainer › Ziele listet die Ergebnisse pro Person: erhaltene Sendungen, Klickrate und Anteil getäuschter Personen.
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