Aide PhishTrainer : mise en place
Module Gmail : guide administrateur
L’icône du bouton PhishTrainer dans votre messagerie
Sur cette page
- Présentation
- Données et autorisations
- Différences avec le complément Outlook Microsoft 365
- Créer la source dans PhishTrainer
- Lier votre domaine Google Workspace
- Installer le module pour le domaine
- Alternative : installation par chaque collaborateur
- Vérifier que tout fonctionne
- Dépannage
- Gérer les accès, suspendre ou désinstaller
Présentation
Le module complémentaire Gmail PhishTrainer permet à vos collaborateurs de transmettre un email suspect (phishing ou spam) au service de sécurité de votre organisation, via PhishTrainer, sans quitter Gmail.
Le module s’affiche dans Gmail sur le web, dans le panneau latéral de droite, quand un email est ouvert. Sur mobile, il s’affiche en bas du message.
Le module est servi par PhishTrainer : ses écrans sont produits par le serveur PhishTrainer à chaque action, et ses mises à jour ne demandent aucune réinstallation. Les textes du module s’affichent dans la langue du compte Google (français, allemand, anglais ou italien) ; pour toute autre langue, en anglais.
PhishTrainer est un logiciel Bexxo, le pôle cybersécurité de Tesweb SA (Ins, Suisse).
Comptes pris en charge
- Comptes Google Workspace de votre domaine : reconnus automatiquement si le domaine est lié à PhishTrainer (étape 2), sinon avec le code d’activation de secours.
- Comptes Gmail personnels (sans domaine Google Workspace) : utilisables uniquement avec le code d’activation de secours.
Données et autorisations
Ce que reçoit PhishTrainer lors d’un signalement
Rien n’est lu dans la boîte du collaborateur tant qu’il n’a pas cliqué sur Envoyer le signalement. À ce moment, le serveur PhishTrainer lit dans Gmail l’email ouvert, et lui seul, avec l’autorisation que le collaborateur a accordée au module. PhishTrainer reçoit :
- l’email signalé complet (format brut RFC 822, pièces jointes comprises) ;
- le type choisi par le collaborateur (Phishing ou Spam) et les cases qu’il a cochées (lien cliqué, pièce jointe ouverte, mot de passe ou informations saisis, réponse ou appel) ;
- l’adresse du collaborateur qui signale, lue dans le jeton d’identité que Google transmet à chaque action. Elle n’est jamais déduite du contenu de l’email.
Si le collaborateur a coché « mot de passe ou informations saisis » ou « pièce jointe ouverte » et que l’email n’est pas une simulation PhishTrainer, les administrateurs PhishTrainer de votre organisation reçoivent une alerte.
Le collaborateur n’a ni compte ni mot de passe PhishTrainer : il est identifié par son compte Google. Le module ne journalise ni jeton, ni contenu de message, ni adresse email, et l’adresse IP n’est pas enregistrée.
Taille maximale d’un signalement : 10 Mo, pièces jointes comprises. Au-delà, rien n’est transmis : le module invite le collaborateur à transférer l’email au service informatique. Il n’existe pas d’envoi sans les pièces jointes.
Les données sont hébergées exclusivement en Suisse. La durée de conservation des emails signalés est fixée par le contrat conclu entre votre organisation et Bexxo.
Politique de confidentialité de PhishTrainer
Autorisations Google
| Autorisation | Usage |
|---|---|
gmail.addons.current.message.action | Lire l’email ouvert, au moment où le collaborateur clique sur Envoyer le signalement. Sans cette autorisation, aucun signalement n’est possible. |
La liaison du domaine (étape 2) utilise une connexion Google distincte, limitée à l’identité du compte connecté (openid, email, profile) : elle ne donne aucun accès aux emails.
Différences avec le complément Outlook Microsoft 365
Si votre organisation utilise aussi le complément Outlook PhishTrainer, notez que le module Gmail ne fonctionne pas de la même manière sur les points suivants.
| Sujet | Complément Outlook (Microsoft 365) | Module Gmail |
|---|---|---|
| Taille maximale | 3 Mo ; envoi possible sans les pièces jointes | 10 Mo ; pas d’envoi sans les pièces jointes |
| Lecture de l’email | Par le complément dans Outlook (ou par Microsoft Graph quand Outlook ne peut pas le fournir) | Par le serveur PhishTrainer, dans Gmail, au clic sur Envoyer le signalement |
| Suppression après signalement | Option de l’administrateur (déplacement dans les Éléments supprimés) | Jamais : le collaborateur supprime lui-même l’email |
| Liaison de l’organisation | Par un compte administrateur général ou administrateur d’applications Microsoft 365 (rôle contrôlé) | Par un compte du domaine Google Workspace, connecté depuis le back-office PhishTrainer par un administrateur PhishTrainer |
| Comptes personnels | Non (comptes professionnels uniquement) | Oui, avec le code d’activation de secours |
| Alerte aux administrateurs PhishTrainer si mot de passe saisi ou pièce jointe ouverte | Oui (hors simulation) | Oui (hors simulation) |
1Créer la source dans PhishTrainer
- Dans PhishTrainer, ouvrez Réception des signalements, puis cliquez sur Ajouter une source.
- Choisissez Module complémentaire Gmail (Google Workspace).
- Enregistrez. Un code d’activation de secours est alors affiché ; il ne sert que pour les comptes non reconnus par une liaison de domaine (domaine non lié, comptes Gmail personnels).
Contrairement au complément Outlook, la source Gmail n’a pas d’option de suppression de l’email après le signalement.
2Lier votre domaine Google Workspace
La liaison permet à PhishTrainer de reconnaître automatiquement les comptes de votre domaine : avec un domaine lié, aucun code n’est demandé à vos collaborateurs.
- Connecté à PhishTrainer avec un compte administrateur PhishTrainer, ouvrez l’onglet Installation de la source, puis cliquez sur Lier mon domaine Google.
- Connectez-vous avec un compte de votre domaine Google Workspace. PhishTrainer lit dans la réponse de Google le domaine du compte connecté et l’adresse de ce compte.
- Le message « Domaine Google lié. Vos collaborateurs sont désormais identifiés automatiquement. » confirme la liaison.
La liaison apparaît dans l’onglet Liaisons et utilisateurs, avec la portée « Domaine Google lié ». Sans liaison, PhishTrainer reste utilisable avec le code d’activation de secours.
Un domaine, une organisation : un domaine Google ne peut être lié qu’à une seule organisation PhishTrainer. La liaison couvre tous les comptes du domaine connecté. Un compte Google personnel, sans domaine Google Workspace, ne peut pas lier de domaine.
3Installer le module pour le domaine
L’installation pour le domaine équipe les collaborateurs sans action de leur part.
- Dans la console d’administration Google, ouvrez Applications › Google Workspace Marketplace.
- Ajoutez PhishTrainer.
- Installez-le pour tout le domaine ou pour certaines unités organisationnelles.
- Acceptez les autorisations.
Délai : le module apparaît dans Gmail sur le web et sur mobile, en général dans les heures qui suivent (jusqu’à 24 heures).
Alternative : installation par chaque collaborateur
Sans installation pour le domaine, chaque collaborateur peut installer lui-même le module :
- Ouvrir la fiche Marketplace de PhishTrainer, cliquer sur Installer et accepter les autorisations.
- Dans Gmail, ouvrir un email : l’icône PhishTrainer apparaît dans le panneau latéral de droite (sur mobile, en bas du message).
- Si le domaine n’est pas lié, ou pour un compte Gmail personnel, le module demande le code d’activation de secours : le coller. Le compte Google est ensuite reconnu sans nouvelle saisie.
L’onglet Message aux collaborateurs de la source fournit un texte prêt à envoyer, avec le lien de la fiche Marketplace et le code d’activation, dans la langue de l’interface.
Vérifier que tout fonctionne
Avec le compte d’un collaborateur concerné par l’installation : ouvrez un email dans Gmail, puis ouvrez le module PhishTrainer. Il affiche « Que voulez-vous signaler ? » avec le choix Phishing / Spam.
- Sans email ouvert, le module affiche « Sélectionnez un email pour pouvoir le signaler. ».
- Si le module demande un code d’activation alors que le domaine est lié, vérifiez que le compte appartient bien au domaine lié (onglet Liaisons et utilisateurs).
- Au premier usage, Google peut demander au collaborateur d’autoriser le module.
Dépannage
| Ce qu’on voit | Cause probable | Que faire |
|---|---|---|
| Module absent | Installation pas encore propagée, ou collaborateur hors des unités organisationnelles choisies | Attendre jusqu’à 24 h, vérifier l’installation dans la console d’administration Google |
| « Votre organisation n’est pas encore reliée à PhishTrainer… » | Domaine non lié, ou compte Gmail personnel | Lier le domaine (étape 2), ou saisir le code d’activation de secours |
| « Code d’activation refusé… » | Code erroné, régénéré, ou code d’une autre source que le module Gmail | Transmettre le code actuel de la source Gmail |
| « PhishTrainer a besoin de l’autorisation de lire l’email ouvert… » | Autorisation de lecture de l’email ouvert non accordée | Le collaborateur accorde l’autorisation demandée par Google ; sinon, vérifier les autorisations acceptées lors de l’installation (étape 3) |
| « Le service de signalement est désactivé… » | Source désactivée dans PhishTrainer | Réactiver la source |
| « Votre accès a été retiré… » | Accès du collaborateur retiré par l’administrateur | Si le retrait n’était pas voulu : Rétablir dans l’onglet Liaisons et utilisateurs |
| « Email trop volumineux » | Plus de 10 Mo, pièces jointes comprises | Transférer l’email au service informatique |
| « Trop de demandes en peu de temps » | Limite atteinte (60 signalements par utilisateur en 10 minutes, ou trop de codes d’activation refusés) | Réessayer dans quelques minutes |
| « Le signalement n’a pas pu être envoyé » | Erreur lors de la lecture de l’email ou de l’envoi | Cliquer sur Réessayer ; si le problème persiste, contacter le support |
| Liaison : « Les informations reçues sont incomplètes (compte sans tenant ou sans domaine professionnel). » | Compte Google sans domaine Google Workspace | Refaire la liaison avec un compte du domaine |
| Liaison : « Ce domaine Google est déjà lié à une autre organisation. Contactez le support. » | Domaine rattaché à un autre compte PhishTrainer | Contacter le support |
| Liaison : « Créez et enregistrez d’abord la source avant de lier votre organisation. » | Source pas encore enregistrée | Terminer l’étape 1 |
| Liaison : « La session de liaison a expiré ou est invalide. Relancez la liaison depuis le formulaire. » | Connexion Google trop longue ou interrompue | Relancer la liaison depuis l’onglet Installation |
Support : pour toute question sur l’installation, écrivez à info@bexxo.ch.
Gérer les accès, suspendre ou désinstaller
Dans PhishTrainer
| Action | Effet |
|---|---|
| Révoquer un utilisateur | Seule cette personne perd l’accès, même si le domaine est lié. « Rétablir » lui rend l’accès. |
| Révoquer la liaison du domaine | La reconnaissance automatique s’arrête. Les collaborateurs reconnus par la liaison doivent activer PhishTrainer avec le code ; ceux activés par code ne sont pas touchés. |
| Désactiver la réception (interrupteur de l’onglet Réglages) | Tous les utilisateurs voient que le service est désactivé. À la réactivation, tout refonctionne sans nouvelle saisie : le compte Google fait foi. |
| Régénérer le code | Les utilisateurs déjà activés continuent de fonctionner. Seules les nouvelles activations par code ont besoin du nouveau code ; mettez à jour le message aux collaborateurs. |
Dans Google Workspace
- Retirer le module : désinstallez PhishTrainer depuis la console d’administration Google (applications Google Workspace Marketplace).
Les libellés de la console d’administration Google évoluent régulièrement : si un menu ne correspond pas exactement, cherchez PhishTrainer dans la liste des applications installées.
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