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Verdächtige E-Mail in Outlook für Windows melden
Das Symbol der PhishTrainer-Schaltfläche in Ihrem Postfach
Auf dieser Seite
Wozu die PhishTrainer-Schaltflächen dienen
Die Gruppe «PhishTrainer by Bexxo» in Outlook übermittelt eine verdächtige E-Mail an die Sicherheitsabteilung Ihrer Organisation. Verwenden Sie sie, sobald Sie eine E-Mail erhalten, die Ihnen zweifelhaft erscheint.
| Schaltfläche | Verwendung |
|---|---|
| Als Phishing melden | Betrügerische E-Mail, die Sie hereinlegen will (Link, Anhang, Aufforderung zu Zugangsdaten oder Zahlung). |
| Als Spam melden | Unerwünschte Werbung oder Massen-E-Mail, ohne Täuschungsabsicht. |
| Einstellungen | PhishTrainer mit Ihrer Organisation verbinden, die Verbindung prüfen, die Sprache wählen. |
| Info | Version, Herausgeber, Aktualisierungen und Informationen für den Support. |
Im Zweifelsfall melden Sie die E-Mail als Phishing: Ihre Sicherheitsabteilung prüft sie.
Vor dem Melden: Klicken Sie auf keinen Link, öffnen Sie keinen Anhang, leiten Sie die E-Mail nicht weiter und antworten Sie nicht darauf.
Wo Sie die Schaltflächen finden
- Im Hauptfenster von Outlook: Registerkarte Start, Gruppe «PhishTrainer by Bexxo».
- In einer E-Mail, die in einem eigenen Fenster geöffnet ist: dieselbe Gruppe, im Menüband dieses Fensters.
- Per Rechtsklick auf eine E-Mail: Menü «PhishTrainer by Bexxo», nur mit den beiden Melde-Schaltflächen.
Fahren Sie mit der Maus über eine Schaltfläche, um ihre Erklärung anzuzeigen.
Eine E-Mail melden, Schritt für Schritt
- Wählen Sie die verdächtige E-Mail in der Liste aus oder öffnen Sie sie. Die E-Mail muss empfangen worden sein (kein Entwurf).
- Klicken Sie auf Als Phishing melden oder Als Spam melden. Das Fenster «Diese E-Mail melden» öffnet sich, wobei der zur Schaltfläche passende Typ bereits gewählt ist:
- Phishing: betrügerische E-Mail, die Sie in eine Falle locken will
- Spam: unerwünschte Werbung oder Massenversand
- Bei der Frage «Haben Sie mit dieser E-Mail interagiert?» gilt: Kreuzen Sie an, was Sie getan haben, sonst leer lassen:
- Ich habe auf einen Link geklickt
- Ich habe einen Anhang geöffnet
- Ich habe ein Passwort oder persönliche Daten eingegeben
- Ich habe geantwortet oder die angegebene Nummer angerufen
- Klicken Sie auf Meldung senden (oder auf Abbrechen, um darauf zu verzichten). Während des Sendens wird das Fenster «Meldung wird gesendet…» angezeigt.
Eine Verbindung zum PhishTrainer-Server ist nötig: Ohne Netzwerk wird die Meldung nicht zwischengespeichert. Wiederholen Sie sie, sobald die Verbindung wieder besteht.
Grosse E-Mail
Ist die E-Mail mit ihren Anhängen grösser als 3 MB, bietet das Fenster «Grosse E-Mail mit Anhängen» die Option Ohne Anhänge senden an: Absender, Kopfzeilen und Text werden übermittelt, ohne die angehängten Dateien. Ihre E-Mail in Outlook wird nicht verändert. Über 10 MB kann die E-Mail nicht gemeldet werden: Leiten Sie sie an Ihre IT-Abteilung weiter.
Mehrere E-Mails gleichzeitig melden
- Wählen Sie bis zu 20 E-Mails in der Liste aus und klicken Sie dann auf eine Melde-Schaltfläche.
- Bestätigen Sie: Das Fenster «n E-Mails melden?» weist darauf hin, dass die E-Mails einzeln übermittelt werden. Alle werden mit demselben Typ (Phishing oder Spam) gemeldet.
- Sind einige E-Mails mit ihren Anhängen grösser als 3 MB, wird für alle eine einzige Frage gestellt: Ohne Anhänge senden oder Diese E-Mails auslassen.
- Am Ende zeigt eine Übersicht die Anzahl der gesendeten Meldungen, die erkannten Simulationsübungen sowie die nicht gemeldeten E-Mails (Entwürfe, verschlüsselte E-Mails, Elemente, die keine E-Mails sind, oder zu grosse E-Mails) bzw. die nicht gesendeten E-Mails an.
Bei einer Sammelmeldung wird die Frage «Haben Sie mit dieser E-Mail interagiert?» nicht gestellt. Wenn Sie in einer dieser E-Mails auf einen Link geklickt oder einen Anhang geöffnet haben, melden Sie sie einzeln.
Nach dem Senden
- Ein Fenster zeigt die Antwort von PhishTrainer an oder, falls keine vorliegt, «Vielen Dank, Ihre Meldung wurde gesendet.»
- War die E-Mail eine von Ihrem Unternehmen organisierte PhishTrainer-Simulationsübung, gratuliert Ihnen das Fenster.
- Haben Sie «Ich habe ein Passwort oder persönliche Daten eingegeben» oder «Ich habe einen Anhang geöffnet» angekreuzt, erscheint ein Kasten «Sofort zu tun»:
- «Ändern Sie das eingegebene Passwort und informieren Sie Ihre IT-Abteilung.»
- «Informieren Sie Ihre IT-Abteilung: Der geöffnete Anhang kann Ihren Computer infiziert haben.»
- Löschen der E-Mail: Je nach Wahl Ihrer Organisation wird die gemeldete E-Mail in Ihren Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wo sie wiederherstellbar bleibt.
Erste Verwendung: PhishTrainer aktivieren
In der Regel aktiviert Ihre IT-Abteilung PhishTrainer für Sie. Ist dies nicht geschehen, öffnet ein Klick auf eine Melde-Schaltfläche das Fenster «PhishTrainer entdecken», das den Unterschied zwischen Phishing und Spam erklärt. Klicken Sie auf Jetzt einrichten oder öffnen Sie die Einstellungen und gehen Sie dann wie folgt vor:
- Besorgen Sie sich den Aktivierungscode bei der für PhishTrainer zuständigen Person oder bei Ihrer IT-Abteilung.
- Kopieren Sie den vollständigen Code: Er beginnt mit
sig_vsto_. - Fügen Sie ihn im Abschnitt «PhishTrainer mit Ihrer Organisation verbinden» in das Feld ein (Schaltfläche Einfügen) und klicken Sie dann auf Aktivieren.
- Die Meldung «PhishTrainer ist mit Ihrer Organisation verbunden: Sie können verdächtige E-Mails melden.» bestätigt die Aktivierung, und der Verbindungsstatus wechselt zu Verbunden.
Zeigt das Fenster «Die Verbindung wird von Ihrer IT-Abteilung verwaltet: Sie müssen nichts tun.» an, müssen Sie nichts eingeben.
Neues Postfach in Outlook
Wenn Sie Outlook nach der Aktivierung ein Postfach hinzufügen, können dessen E-Mails nicht gemeldet werden, solange es nicht verbunden ist. Outlook zeigt dann «Neues Postfach in Outlook» an: Klicken Sie auf Jetzt verbinden, falls diese Schaltfläche angeboten wird; andernfalls öffnen Sie die Einstellungen und aktivieren PhishTrainer erneut mit dem Aktivierungscode.
Einstellungen und Info
- Verbindungsstatus: Verbunden, Nicht eingerichtet, Verbindung wird hergestellt…, Eingerichtet, Server nicht erreichbar oder Zugriff entzogen, mit dem Namen der Organisation und dem Datum der letzten Synchronisierung. Jetzt synchronisieren stellt die Verbindung erneut her.
- Sprache: Französisch, Deutsch, Italienisch oder Englisch. Im Modus «Automatisch (Sprache von Outlook)» folgt PhishTrainer der Sprache von Outlook und wird auf Englisch angezeigt, wenn diese nicht verfügbar ist.
- Aktualisierungen: Ein orangefarbener Punkt auf Info weist auf eine neue Version hin. Für die Installation sind Administratorrechte nötig: Ihre IT-Abteilung kann sie übernehmen.
- Support: Unter Info kopiert Diagnoseinformationen kopieren die nützlichen Informationen (ohne Aktivierungscode). Fügen Sie sie in Ihre Support-Anfrage ein.
Mögliche Hinweise und was zu tun ist
| Angezeigter Hinweis | Was tun |
|---|---|
| «Wählen Sie die zu meldende E-Mail aus.» oder «Nur E-Mails können gemeldet werden.» | Wählen Sie eine E-Mail aus und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche. |
| «Diese E-Mail wurde nicht empfangen (Entwurf oder nicht gesendete E-Mail) und kann daher nicht gemeldet werden.» | Nur empfangene E-Mails können gemeldet werden. |
| «Diese E-Mail ist verschlüsselt oder geschützt und kann daher nicht analysiert werden. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.» | Leiten Sie die E-Mail an Ihre IT-Abteilung weiter. |
| «Diese E-Mail ist zu gross (über 10 MB) und kann nicht gemeldet werden. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.» | Leiten Sie die E-Mail an Ihre IT-Abteilung weiter. |
| «Diese E-Mail liegt in einem Postfach, das auf diesem Gerät noch nicht mit PhishTrainer verbunden ist…» | Verbinden Sie das Postfach (siehe «Neues Postfach in Outlook»). |
| «Wählen Sie höchstens 20 E-Mails gleichzeitig aus.» | Verkleinern Sie die Auswahl. |
| «Eine Meldung wird bereits gesendet. Bitte warten Sie einen Moment.» | Warten Sie, bis das laufende Senden abgeschlossen ist. |
| «PhishTrainer wird gestartet. Versuchen Sie es in einigen Sekunden erneut.» | Versuchen Sie es etwas später erneut. |
| «PhishTrainer ist noch nicht eingerichtet. Öffnen Sie die Einstellungen, um es mit Ihrer Organisation zu verbinden.» | Aktivieren Sie PhishTrainer (siehe «Erste Verwendung»). |
| «Die Aktivierung des Add-ins ist nicht mehr gültig…» | Klicken Sie auf Einstellungen öffnen und fügen Sie den Aktivierungscode erneut ein. |
| «Dieser Aktivierungscode ist ungültig. Prüfen Sie, ob er vollständig ist.» oder «Der Server hat diesen Aktivierungscode abgelehnt. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.» | Überprüfen Sie den Code mit Ihrer IT-Abteilung. |
| «Der PhishTrainer-Server ist nicht erreichbar. Versuchen Sie es später erneut.» oder «Die Meldung konnte nicht gesendet werden…» | Überprüfen Sie Ihre Verbindung und versuchen Sie es erneut. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. |
| «Zu viele Anfragen in kurzer Zeit. Versuchen Sie es in einigen Minuten erneut.» | Versuchen Sie es in einigen Minuten erneut. |
| «Der Meldedienst ist für Ihre Organisation deaktiviert…» | Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. |
| «Ihr Zugriff wurde entzogen. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.» | Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung. |
| «Serveradresse nicht sicher» | Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung: Solange dies nicht korrigiert ist, wird keine Meldung gesendet. |
Vertraulichkeit
Die gemeldete E-Mail wird vollständig (einschliesslich Anhängen, ausser Sie entscheiden sich, sie ohne Anhänge zu senden) zusammen mit den von Ihnen angekreuzten Kästchen zur Analyse durch die Sicherheitsabteilung Ihrer Organisation an PhishTrainer übermittelt. Sie haben weder ein PhishTrainer-Konto noch ein PhishTrainer-Passwort.
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