Assistenza PhishTrainer: configurazione
Componente aggiuntivo Gmail: guida per l’amministratore
L’icona del pulsante PhishTrainer nella vostra casella di posta
In questa pagina
- Presentazione
- Dati e autorizzazioni
- Differenze rispetto al componente aggiuntivo Outlook per Microsoft 365
- Creare la fonte in PhishTrainer
- Collegare il suo dominio Google Workspace
- Installare il componente aggiuntivo per il dominio
- Alternativa: installazione da parte di ogni collaboratore
- Verificare che tutto funzioni
- Risoluzione dei problemi
- Gestire gli accessi, sospendere o disinstallare
Presentazione
Il componente aggiuntivo Gmail PhishTrainer consente ai suoi collaboratori di trasmettere un'email sospetta (phishing o spam) al servizio di sicurezza della sua organizzazione, tramite PhishTrainer, senza uscire da Gmail.
Il componente aggiuntivo compare in Gmail sul web, nel pannello laterale destro, quando un'email è aperta. Su mobile, compare in fondo al messaggio.
Il componente aggiuntivo è fornito da PhishTrainer: le sue schermate vengono generate dal server PhishTrainer a ogni azione, e i suoi aggiornamenti non richiedono alcuna reinstallazione. I testi del componente aggiuntivo compaiono nella lingua dell'account Google (francese, tedesco, inglese o italiano); per qualsiasi altra lingua, in inglese.
PhishTrainer è un software Bexxo, il polo di cybersicurezza di Tesweb SA (Ins, Svizzera).
Account supportati
- Account Google Workspace del suo dominio: riconosciuti automaticamente se il dominio è collegato a PhishTrainer (passaggio 2), altrimenti con il codice di attivazione di riserva.
- Account Gmail personali (senza dominio Google Workspace): utilizzabili solo con il codice di attivazione di riserva.
Dati e autorizzazioni
Cosa riceve PhishTrainer con una segnalazione
Nulla viene letto nella casella di posta del collaboratore finché non ha fatto clic su Invia la segnalazione. In quel momento, il server PhishTrainer legge in Gmail l'email aperta, e solo quella, con l'autorizzazione che il collaboratore ha concesso al componente aggiuntivo. PhishTrainer riceve:
- l'email segnalata integrale (formato grezzo RFC 822, allegati compresi);
- il tipo scelto dal collaboratore (Phishing o Spam) e le caselle che ha selezionato (link cliccato, allegato aperto, password o dati inseriti, risposta o chiamata);
- l'indirizzo del collaboratore che segnala, letto nel token di identità che Google trasmette a ogni azione. Non viene mai dedotto dal contenuto dell'email.
Se il collaboratore ha selezionato «password o dati inseriti» o «allegato aperto» e l'email non è una simulazione PhishTrainer, gli amministratori PhishTrainer della sua organizzazione ricevono un avviso.
Il collaboratore non ha né account né password PhishTrainer: viene identificato tramite il suo account Google. Il componente aggiuntivo non registra né token, né contenuti dei messaggi, né indirizzi email, e l'indirizzo IP non viene registrato.
Dimensione massima di una segnalazione: 10 MB, allegati compresi. Oltre questo limite, nulla viene trasmesso: il componente aggiuntivo invita il collaboratore a inoltrare l'email al servizio informatico. Non esiste l'invio senza allegati.
I dati sono ospitati esclusivamente in Svizzera. La durata di conservazione delle email segnalate è stabilita dal contratto concluso tra la sua organizzazione e Bexxo.
Informativa sulla privacy di PhishTrainer
Autorizzazioni Google
| Autorizzazione | Uso |
|---|---|
gmail.addons.current.message.action | Leggere l'email aperta, nel momento in cui il collaboratore fa clic su Invia la segnalazione. Senza questa autorizzazione, nessuna segnalazione è possibile. |
Il collegamento del dominio (passaggio 2) utilizza un accesso Google distinto, limitato all'identità dell'account connesso (openid, email, profile): non dà alcun accesso alle email.
Differenze rispetto al componente aggiuntivo Outlook per Microsoft 365
Se la sua organizzazione utilizza anche il componente aggiuntivo Outlook PhishTrainer, tenga presente che il componente aggiuntivo Gmail non funziona allo stesso modo sui punti seguenti.
| Argomento | Componente aggiuntivo Outlook (Microsoft 365) | Componente aggiuntivo Gmail |
|---|---|---|
| Dimensione massima | 3 MB; invio possibile senza allegati | 10 MB; nessun invio senza allegati |
| Lettura dell'email | Da parte del componente aggiuntivo in Outlook (o tramite Microsoft Graph quando Outlook non può fornirla) | Da parte del server PhishTrainer, in Gmail, al clic su Invia la segnalazione |
| Eliminazione dopo la segnalazione | Opzione dell'amministratore (spostamento in Posta eliminata) | Mai: il collaboratore elimina da sé l'email |
| Collegamento dell'organizzazione | Tramite un account amministratore globale o amministratore delle applicazioni Microsoft 365 (ruolo verificato) | Tramite un account del dominio Google Workspace, connesso dal back-office PhishTrainer da un amministratore PhishTrainer |
| Account personali | No (solo account aziendali) | Sì, con il codice di attivazione di riserva |
| Avviso agli amministratori PhishTrainer se è stata inserita una password o aperto un allegato | Sì (escluse le simulazioni) | Sì (escluse le simulazioni) |
1Creare la fonte in PhishTrainer
- In PhishTrainer, apra Ricezione delle segnalazioni, poi faccia clic su Aggiungi una fonte.
- Scelga Componente aggiuntivo Gmail (Google Workspace).
- Salvi. Viene quindi visualizzato un codice di attivazione di riserva; serve solo per gli account non riconosciuti tramite un collegamento di dominio (dominio non collegato, account Gmail personali).
A differenza del componente aggiuntivo Outlook, la fonte Gmail non ha un'opzione di eliminazione dell'email dopo la segnalazione.
2Collegare il suo dominio Google Workspace
Il collegamento consente a PhishTrainer di riconoscere automaticamente gli account del suo dominio: con un dominio collegato, ai suoi collaboratori non viene chiesto alcun codice.
- Dopo aver effettuato l'accesso a PhishTrainer con un account amministratore PhishTrainer, apra la scheda Installazione della fonte, poi faccia clic su Collega il mio dominio Google.
- Acceda con un account del suo dominio Google Workspace. PhishTrainer legge nella risposta di Google il dominio dell'account connesso e l'indirizzo di questo account.
- Il messaggio «Dominio Google collegato. I vostri collaboratori sono ora identificati automaticamente.» conferma il collegamento.
Il collegamento compare nella scheda Collegamenti e utenti, con l'ambito «Dominio Google collegato». Senza collegamento, PhishTrainer resta utilizzabile con il codice di attivazione di riserva.
Un dominio, un'organizzazione: un dominio Google può essere collegato a una sola organizzazione PhishTrainer. Il collegamento copre tutti gli account del dominio connesso. Un account Google personale, senza dominio Google Workspace, non può collegare un dominio.
3Installare il componente aggiuntivo per il dominio
L'installazione per il dominio equipaggia i collaboratori senza alcuna azione da parte loro.
- Nella console di amministrazione Google, apra App › Google Workspace Marketplace.
- Aggiunga PhishTrainer.
- Lo installi per tutto il dominio o per alcune unità organizzative.
- Accetti le autorizzazioni.
Tempi: il componente aggiuntivo compare in Gmail sul web e su mobile, in genere nelle ore successive (fino a 24 ore).
Alternativa: installazione da parte di ogni collaboratore
Senza installazione per il dominio, ogni collaboratore può installare da sé il componente aggiuntivo:
- Aprire la scheda Marketplace di PhishTrainer, fare clic su Installa e accettare le autorizzazioni.
- In Gmail, aprire un'email: l'icona PhishTrainer compare nel pannello laterale destro (su mobile, in fondo al messaggio).
- Se il dominio non è collegato, o per un account Gmail personale, il componente aggiuntivo chiede il codice di attivazione di riserva: incollarlo. L'account Google viene poi riconosciuto senza altre digitazioni.
La scheda Messaggio ai collaboratori della fonte fornisce un testo pronto da inviare, con il link alla scheda Marketplace e il codice di attivazione, nella lingua dell'interfaccia.
Verificare che tutto funzioni
Con l'account di un collaboratore interessato dall'installazione: apra un'email in Gmail, poi apra il componente aggiuntivo PhishTrainer. Visualizza «Cosa vuole segnalare?» con la scelta Phishing / Spam.
- Senza un'email aperta, il componente aggiuntivo visualizza «Selezioni un'email per poterla segnalare.»
- Se il componente aggiuntivo chiede un codice di attivazione mentre il dominio è collegato, verifichi che l'account appartenga effettivamente al dominio collegato (scheda Collegamenti e utenti).
- Al primo utilizzo, Google può chiedere al collaboratore di autorizzare il componente aggiuntivo.
Risoluzione dei problemi
| Cosa si vede | Causa probabile | Cosa fare |
|---|---|---|
| Componente aggiuntivo assente | Installazione non ancora propagata, o collaboratore al di fuori delle unità organizzative scelte | Attendere fino a 24 ore, verificare l'installazione nella console di amministrazione Google |
| «La sua organizzazione non è ancora collegata a PhishTrainer…» | Dominio non collegato, o account Gmail personale | Collegare il dominio (passaggio 2), o inserire il codice di attivazione di riserva |
| «Codice di attivazione rifiutato…» | Codice errato, rigenerato, o codice di una fonte diversa dal componente aggiuntivo Gmail | Trasmettere il codice attuale della fonte Gmail |
| «PhishTrainer ha bisogno dell'autorizzazione a leggere l'email aperta…» | Autorizzazione di lettura dell'email aperta non concessa | Il collaboratore concede l'autorizzazione richiesta da Google; altrimenti, verificare le autorizzazioni accettate durante l'installazione (passaggio 3) |
| «Il servizio di segnalazione è disattivato…» | Fonte disattivata in PhishTrainer | Riattivare la fonte |
| «Il suo accesso è stato revocato…» | Accesso del collaboratore revocato dall'amministratore | Se la revoca non era voluta: Ripristina nella scheda Collegamenti e utenti |
| «Email troppo grande» | Più di 10 MB, allegati compresi | Inoltrare l'email al servizio informatico |
| «Troppe richieste in poco tempo» | Limite raggiunto (60 segnalazioni per utente in 10 minuti, o troppi codici di attivazione rifiutati) | Riprovare tra qualche minuto |
| «Non è stato possibile inviare la segnalazione» | Errore durante la lettura dell'email o l'invio | Fare clic su Riprova; se il problema persiste, contattare il supporto |
| Collegamento: «Le informazioni ricevute sono incomplete (account senza tenant o senza dominio aziendale).» | Account Google senza dominio Google Workspace | Ripetere il collegamento con un account del dominio |
| Collegamento: «Questo dominio Google è già collegato a un'altra organizzazione. Contattate il supporto.» | Dominio associato a un altro account PhishTrainer | Contattare il supporto |
| Collegamento: «Create e salvate prima la sorgente, poi collegate la vostra organizzazione.» | Fonte non ancora salvata | Completare il passaggio 1 |
| Collegamento: «La sessione di collegamento è scaduta o non è valida. Riavviare il collegamento dal modulo.» | Accesso Google troppo lungo o interrotto | Riavviare il collegamento dalla scheda Installazione |
Supporto: per qualsiasi domanda sull'installazione, scriva a info@bexxo.ch.
Gestire gli accessi, sospendere o disinstallare
In PhishTrainer
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Revocare un utente | Solo quella persona perde l'accesso, anche se il dominio è collegato. «Ripristina» restituisce l'accesso. |
| Revocare il collegamento del dominio | Il riconoscimento automatico si interrompe. I collaboratori riconosciuti tramite il collegamento devono attivare PhishTrainer con il codice; quelli attivati tramite codice non sono interessati. |
| Disattivare la ricezione (interruttore della scheda Impostazioni) | Tutti gli utenti vedono che il servizio è disattivato. Alla riattivazione, tutto torna a funzionare senza digitazioni: fa fede l'account Google. |
| Rigenerare il codice | Gli utenti già attivati continuano a funzionare. Solo le nuove attivazioni tramite codice hanno bisogno del nuovo codice; aggiorni il messaggio ai collaboratori. |
In Google Workspace
- Rimuovere il componente aggiuntivo: disinstalli PhishTrainer dalla console di amministrazione Google (app di Google Workspace Marketplace).
Le denominazioni della console di amministrazione Google cambiano regolarmente: se un menu non corrisponde esattamente, cerchi PhishTrainer nell'elenco delle app installate.
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