Assistenza PhishTrainer: configurazione
Componente aggiuntivo Outlook Microsoft 365: guida per l’amministratore
L’icona del pulsante PhishTrainer nella vostra casella di posta
In questa pagina
- Presentazione
- Dati e autorizzazioni
- Creare la fonte in PhishTrainer
- Collegare il suo tenant Microsoft
- Distribuire il componente aggiuntivo all'organizzazione
- Alternativa: installazione da parte di ogni collaboratore
- Verificare che tutto funzioni
- Risoluzione dei problemi
- Gestire gli accessi, sospendere o disinstallare
Presentazione
Il componente aggiuntivo Outlook PhishTrainer aggiunge un pulsante Segnala in Outlook, in un gruppo «PhishTrainer». I suoi collaboratori lo usano per trasmettere un'email sospetta (phishing o spam) al servizio di sicurezza della sua organizzazione, tramite PhishTrainer.
Il componente aggiuntivo è pubblicato da Tesweb SA (Ins, Svizzera), editore verificato da Microsoft. PhishTrainer è un software Bexxo, il polo di cybersicurezza di Tesweb SA. Il componente aggiuntivo è ospitato da PhishTrainer: gli aggiornamenti sono automatici, nulla da reinstallare.
Client Outlook supportati
- Outlook sul web;
- nuovo Outlook per Windows;
- Outlook per Microsoft 365 (applicazione desktop);
- Outlook mobile (iOS e Android).
Il pulsante compare su un'email ricevuta, aperta in lettura. Non compare durante la redazione di un messaggio.
Prerequisiti: caselle di posta Exchange Online. Le versioni di Outlook senza abbonamento (2016, 2019, 2021) usano il componente aggiuntivo Outlook VSTO, un altro prodotto PhishTrainer.
Dati e autorizzazioni
Cosa riceve PhishTrainer con una segnalazione
- l'email segnalata integrale (formato EML, allegati compresi);
- il tipo scelto dal collaboratore (Phishing o Spam) e le caselle che ha selezionato (link cliccato, allegato aperto, password o dati inseriti, risposta o chiamata);
- la lingua di Outlook;
- l'identificativo del suo tenant Microsoft 365, l'identificativo del collaboratore e il suo indirizzo (UPN), letti nel token Microsoft Entra.
Il collaboratore non ha né account né password PhishTrainer: viene identificato tramite il suo account Microsoft 365. Il componente aggiuntivo non registra né token, né codici di attivazione, né contenuti dei messaggi.
Dimensione massima di una segnalazione: 3 MB, allegati compresi. Oltre questo limite, il componente aggiuntivo propone di inviare l'email senza allegati (ogni allegato è sostituito da una riga che ne indica il nome e la dimensione), oppure di inoltrarla al servizio informatico.
I dati sono ospitati esclusivamente in Svizzera. La durata di conservazione delle email segnalate è stabilita dal contratto concluso tra la sua organizzazione e Bexxo.
Informativa sulla privacy di PhishTrainer
Applicazioni Microsoft Entra e autorizzazioni
Vengono utilizzate due applicazioni Entra, multi-tenant, pubblicate da Tesweb SA.
«PhishTrainer Report» (il componente aggiuntivo), ID applicazione 40000108-0758-46fa-b771-bea24c72d6b1. Autorizzazioni delegate Microsoft Graph:
| Autorizzazione | Uso |
|---|---|
openid, profile, offline_access, User.Read | Accesso dell'utente. |
Mail.Read | Leggere l'email segnalata quando Outlook non può fornirla direttamente (mobile, versioni meno recenti di Outlook). |
Mail.ReadWrite | Spostare l'email segnalata in Posta eliminata, solo se l'opzione è attivata. |
access_as_user (API PhishTrainer) | Trasmettere la segnalazione a PhishTrainer per conto dell'utente. |
«PhishTrainer Liaison M365», ID applicazione 3b5001b0-f842-4be5-ab80-4c58962ed369: usata una sola volta dall'amministratore per collegare il tenant. Solo le autorizzazioni openid, profile e email (identità, nessun accesso alle email).
Questi identificativi non sono segreti. Servono a ritrovare le applicazioni in Enterprise applications (Applicazioni aziendali) di Microsoft Entra, o a indicarle come destinazione in un criterio di accesso condizionale.
1Creare la fonte in PhishTrainer
- In PhishTrainer, apra Ricezione delle segnalazioni, poi faccia clic su Aggiungi una fonte.
- Scelga Componente aggiuntivo Outlook per Microsoft 365.
- Nella scheda Impostazioni, decida se l'opzione Elimina l'email dopo la segnalazione deve essere attivata: una volta che la segnalazione è stata accettata dal server, il componente aggiuntivo sposta l'email segnalata in Posta eliminata del collaboratore, da dove resta recuperabile.
- Salvi. Viene quindi visualizzato un codice di attivazione di riserva; serve solo se il tenant non è collegato (vedere il passaggio 2).
2Collegare il suo tenant Microsoft
Il collegamento consente a PhishTrainer di riconoscere automaticamente i suoi collaboratori: con un tenant collegato, non viene chiesto alcun codice.
- Nella scheda Installazione della fonte, faccia clic su Collega il mio tenant Microsoft.
- Acceda con un account amministratore Microsoft 365: amministratore globale o amministratore delle applicazioni.
- Accetti la richiesta di consenso dell'applicazione «PhishTrainer Liaison M365».
Il collegamento compare nella scheda Collegamenti e utenti. Senza collegamento, PhishTrainer resta utilizzabile con il codice di attivazione di riserva.
3Distribuire il componente aggiuntivo all'organizzazione
La distribuzione centralizzata installa il componente aggiuntivo senza intervento dei collaboratori.
- Nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, apra Impostazioni › App integrate › Carica app personalizzate.
- Scelga Componente aggiuntivo di Office e indichi l'indirizzo del manifesto (consigliato: le modifiche vengono riprese automaticamente), oppure carichi il file.
- Assegni il componente aggiuntivo a tutta l'organizzazione, oppure a utenti e gruppi (solo gruppi di primo livello: i gruppi annidati non sono supportati). Scelga la modalità Fisso: installato d'ufficio, non rimovibile.
- Accetti le autorizzazioni richieste da PhishTrainer (lettura e spostamento delle email) per tutta l'organizzazione: senza di esse, nessuna eliminazione automatica dopo la segnalazione.
Tempi: il componente aggiuntivo compare in genere entro poche ore, fino a 24 ore. Può essere necessario riavviare Outlook.
Alternativa: installazione da parte di ogni collaboratore
Senza distribuzione centralizzata, ogni collaboratore può installare da sé il componente aggiuntivo:
- In Outlook, aprire App › Aggiungi app (a seconda della versione: Ottieni componenti aggiuntivi).
- Scegliere Componenti aggiuntivi personali › Aggiungi un componente aggiuntivo personalizzato › Aggiungi da URL, poi incollare l'indirizzo del manifesto.
- Aprire un'email e fare clic sul pulsante PhishTrainer.
- Se il tenant non è collegato, il riquadro propone di attivare il componente aggiuntivo: incollare il codice di attivazione di riserva. L'account Microsoft viene poi riconosciuto su tutti i dispositivi dell'utente, senza altre digitazioni.
La scheda Messaggio ai collaboratori della fonte fornisce un testo pronto da inviare, con l'indirizzo del manifesto e il codice di attivazione, nella lingua dell'interfaccia.
La sua organizzazione può bloccare i componenti aggiuntivi personalizzati: in tal caso, usi la distribuzione per tutta l'organizzazione.
Verificare che tutto funzioni
Con l'account di un collaboratore interessato dalla distribuzione: apra un'email ricevuta, faccia clic su Segnala. Il riquadro PhishTrainer si apre e visualizza «Cosa vuole segnalare?» con la scelta Phishing / Spam.
Al primo utilizzo, può aprirsi una finestra di accesso o di autorizzazione Microsoft.
Risoluzione dei problemi
| Cosa si vede | Causa probabile | Cosa fare |
|---|---|---|
| Pulsante assente | Distribuzione non ancora propagata, utente al di fuori dei gruppi assegnati, o messaggio in fase di redazione | Attendere fino a 24 ore, riavviare Outlook, verificare l'assegnazione, aprire un messaggio ricevuto |
| «La sua organizzazione non è ancora collegata a PhishTrainer…» | Tenant non collegato | Collegare il tenant (passaggio 2), o inserire il codice di attivazione di riserva |
| «La sua azienda deve autorizzare PhishTrainer…» | Consenso dell'amministratore mancante | Accettare le autorizzazioni per l'organizzazione (passaggio 3) |
| «Il servizio di segnalazione è disattivato…» | Fonte disattivata in PhishTrainer | Riattivare la fonte |
| «Il suo accesso è stato revocato…» | Accesso del collaboratore revocato dall'amministratore | Se la revoca non era voluta: Ripristina nella scheda Collegamenti e utenti |
| «Connessione a Microsoft impossibile» | Token rifiutato o accesso annullato | Riprovare |
| «Troppe richieste in poco tempo» | Limite raggiunto (60 segnalazioni per utente in 10 minuti) | Riprovare tra qualche minuto |
| «Email troppo grande» | Più di 3 MB, allegati compresi | Inviare senza allegati, o inoltrare al servizio informatico |
| Collegamento: «Solo un amministratore della vostra organizzazione Microsoft 365 può collegarla.» | Account senza ruolo di amministratore globale o delle applicazioni | Ripetere il collegamento con l'account corretto |
| Collegamento: «Questo tenant Microsoft 365 è già collegato a un'altra organizzazione.» | Tenant associato a un altro account PhishTrainer | Contattare il supporto |
| Collegamento: «Create e salvate prima la sorgente, poi collegate la vostra organizzazione.» | Fonte non ancora salvata | Completare il passaggio 1 |
Supporto: per qualsiasi domanda sull’installazione, scriva a info@bexxo.ch.
Gestire gli accessi, sospendere o disinstallare
In PhishTrainer
| Azione | Effetto |
|---|---|
| Revocare un utente | Solo quella persona perde l'accesso, anche se il tenant è collegato. «Ripristina» restituisce l'accesso. |
| Revocare il collegamento del tenant | Il riconoscimento automatico si interrompe. I collaboratori riconosciuti tramite il collegamento devono attivare PhishTrainer con il codice; quelli attivati tramite codice non sono interessati. |
| Disattivare la ricezione (interruttore della scheda Impostazioni) | Tutti gli utenti vedono che il servizio è disattivato. Alla riattivazione, tutto torna a funzionare senza digitazioni: fa fede l'account Microsoft. |
| Rigenerare il codice | Gli utenti già attivati continuano a funzionare. Solo le nuove attivazioni tramite codice hanno bisogno del nuovo codice; aggiorni il messaggio ai collaboratori. |
In Microsoft 365
- Rimuovere il pulsante: elimini il componente aggiuntivo in Impostazioni › App integrate dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
- Revocare le autorizzazioni: in Microsoft Entra, Enterprise applications (Applicazioni aziendali), ritrovi «PhishTrainer Report» e «PhishTrainer Liaison M365» tramite i loro identificativi.
Le denominazioni dei portali Microsoft cambiano regolarmente: se un menu non corrisponde esattamente, cerchi il componente aggiuntivo o l’applicazione per nome.
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