Aide PhishTrainer : mise en place
Complément Outlook Microsoft 365 : guide administrateur
L’icône du bouton PhishTrainer dans votre messagerie
Sur cette page
Présentation
Le complément Outlook PhishTrainer ajoute un bouton Signaler dans Outlook, dans un groupe « PhishTrainer ». Vos collaborateurs l’utilisent pour transmettre un email suspect (phishing ou spam) au service de sécurité de votre organisation, via PhishTrainer.
Le complément est publié par Tesweb SA (Ins, Suisse), éditeur vérifié par Microsoft. PhishTrainer est un logiciel Bexxo, le pôle cybersécurité de Tesweb SA. Le complément est hébergé par PhishTrainer : ses mises à jour sont automatiques, rien à réinstaller.
Clients Outlook pris en charge
- Outlook sur le web ;
- nouvel Outlook pour Windows ;
- Outlook Microsoft 365 (application de bureau) ;
- Outlook mobile (iOS et Android).
Le bouton s’affiche sur un email reçu, ouvert en lecture. Il n’apparaît pas pendant la rédaction d’un message.
Prérequis : boîtes aux lettres Exchange Online. Les versions d’Outlook sans abonnement (2016, 2019, 2021) relèvent du complément Outlook VSTO, un autre produit PhishTrainer.
Données et autorisations
Ce que reçoit PhishTrainer lors d’un signalement
- l’email signalé complet (format EML, pièces jointes comprises) ;
- le type choisi par le collaborateur (Phishing ou Spam) et les cases qu’il a cochées (lien cliqué, pièce jointe ouverte, mot de passe ou informations saisis, réponse ou appel) ;
- la langue d’Outlook ;
- l’identifiant de votre tenant Microsoft 365, l’identifiant du collaborateur et son adresse (UPN), lus dans le jeton Microsoft Entra.
Le collaborateur n’a ni compte ni mot de passe PhishTrainer : il est identifié par son compte Microsoft 365. Le complément ne journalise ni jeton, ni code d’activation, ni contenu de message.
Taille maximale d’un signalement : 3 Mo, pièces jointes comprises. Au-delà, le complément propose d’envoyer l’email sans ses pièces jointes (chaque pièce est remplacée par une ligne indiquant son nom et sa taille), ou de le transférer au service informatique.
Les données sont hébergées exclusivement en Suisse. La durée de conservation des emails signalés est fixée par le contrat conclu entre votre organisation et Bexxo.
Politique de confidentialité de PhishTrainer
Applications Microsoft Entra et autorisations
Deux applications Entra, multilocataires, publiées par Tesweb SA, sont utilisées.
« PhishTrainer Report » (le complément), ID d’application 40000108-0758-46fa-b771-bea24c72d6b1. Autorisations déléguées Microsoft Graph :
| Autorisation | Usage |
|---|---|
openid, profile, offline_access, User.Read | Connexion de l’utilisateur. |
Mail.Read | Lire l’email signalé quand Outlook ne peut pas le fournir lui-même (mobile, anciennes versions d’Outlook). |
Mail.ReadWrite | Déplacer l’email signalé dans les Éléments supprimés, seulement si l’option est activée. |
access_as_user (API PhishTrainer) | Transmettre le signalement à PhishTrainer au nom de l’utilisateur. |
« PhishTrainer Liaison M365 », ID d’application 3b5001b0-f842-4be5-ab80-4c58962ed369 : utilisée une seule fois par l’administrateur pour lier le tenant. Autorisations openid, profile et email seulement (identité, aucun accès aux emails).
Ces identifiants ne sont pas des secrets. Ils servent à retrouver les applications dans Applications d’entreprise de Microsoft Entra, ou à les cibler dans une stratégie d’accès conditionnel.
1Créer la source dans PhishTrainer
- Dans PhishTrainer, ouvrez Réception des signalements, puis cliquez sur Ajouter une source.
- Choisissez Complément Outlook Microsoft 365.
- Dans l’onglet Réglages, décidez si l’option Supprimer l’email après le signalement doit être activée : une fois le signalement accepté par le serveur, le complément place l’email signalé dans les Éléments supprimés du collaborateur, d’où il reste récupérable.
- Enregistrez. Un code d’activation de secours est alors affiché ; il ne sert que si le tenant n’est pas lié (voir l’étape 2).
2Lier votre tenant Microsoft
La liaison permet à PhishTrainer de reconnaître automatiquement vos collaborateurs : avec un tenant lié, aucun code n’est demandé.
- Dans l’onglet Installation de la source, cliquez sur Lier mon tenant Microsoft.
- Connectez-vous avec un compte administrateur Microsoft 365 : administrateur général ou administrateur d’applications.
- Acceptez la demande de consentement de l’application « PhishTrainer Liaison M365 ».
La liaison apparaît dans l’onglet Liaisons et utilisateurs. Sans liaison, PhishTrainer reste utilisable avec le code d’activation de secours.
3Déployer le complément pour l’organisation
Le déploiement centralisé installe le complément sans action des collaborateurs.
- Dans le centre d’administration Microsoft 365, ouvrez Paramètres › Applications intégrées › Charger des applications personnalisées.
- Choisissez Complément Office et indiquez l’adresse du manifeste (recommandé : ses évolutions sont reprises automatiquement), ou chargez le fichier.
- Attribuez le complément à toute l’organisation, ou à des utilisateurs et groupes (groupes de premier niveau seulement : les groupes imbriqués ne sont pas pris en charge). Choisissez le mode Fixe : installé d’office, non retirable.
- Acceptez les autorisations demandées par PhishTrainer (lecture et déplacement des emails) pour toute l’organisation : sans elles, pas de suppression automatique après signalement.
Délai : le complément apparaît en général en quelques heures, jusqu’à 24 heures. Un redémarrage d’Outlook peut être nécessaire.
Alternative : installation par chaque collaborateur
Sans déploiement centralisé, chaque collaborateur peut installer lui-même le complément :
- Dans Outlook, ouvrir Applications › Ajouter des applications (selon la version : Obtenir des compléments).
- Choisir Mes compléments › Ajouter un complément personnalisé › À partir d’une URL, puis coller l’adresse du manifeste.
- Ouvrir un email et cliquer sur le bouton PhishTrainer.
- Si le tenant n’est pas lié, le volet propose d’activer le complément : coller le code d’activation de secours. Le compte Microsoft est ensuite reconnu sur tous les appareils de l’utilisateur, sans nouvelle saisie.
L’onglet Message aux collaborateurs de la source fournit un texte prêt à envoyer, avec l’adresse du manifeste et le code d’activation, dans la langue de l’interface.
Votre organisation peut bloquer l’ajout de compléments personnalisés : passez alors par le déploiement pour toute l’organisation.
Vérifier que tout fonctionne
Avec le compte d’un collaborateur concerné par le déploiement : ouvrez un email reçu, cliquez sur Signaler. Le volet PhishTrainer s’ouvre et affiche « Que voulez-vous signaler ? » avec le choix Phishing / Spam.
Au premier usage, une fenêtre de connexion ou d’autorisation Microsoft peut s’ouvrir.
Dépannage
| Ce qu’on voit | Cause probable | Que faire |
|---|---|---|
| Bouton absent | Déploiement pas encore propagé, utilisateur hors des groupes attribués, ou message en cours de rédaction | Attendre jusqu’à 24 h, redémarrer Outlook, vérifier l’attribution, ouvrir un message reçu |
| « Votre organisation n’est pas encore reliée à PhishTrainer… » | Tenant non lié | Lier le tenant (étape 2), ou saisir le code d’activation de secours |
| « Votre entreprise doit autoriser PhishTrainer… » | Consentement administrateur manquant | Accepter les autorisations pour l’organisation (étape 3) |
| « Le service de signalement est désactivé… » | Source désactivée dans PhishTrainer | Réactiver la source |
| « Votre accès a été retiré… » | Accès du collaborateur retiré par l’administrateur | Si le retrait n’était pas voulu : Rétablir dans l’onglet Liaisons et utilisateurs |
| « Connexion à Microsoft impossible » | Jeton refusé ou connexion annulée | Réessayer |
| « Trop de demandes en peu de temps » | Limite atteinte (60 signalements par utilisateur en 10 minutes) | Réessayer dans quelques minutes |
| « Email trop volumineux » | Plus de 3 Mo, pièces jointes comprises | Envoyer sans les pièces jointes, ou transférer au service informatique |
| Liaison : « Seul un administrateur de votre organisation Microsoft 365 peut la lier. » | Compte sans rôle administrateur général ou d’applications | Refaire la liaison avec le bon compte |
| Liaison : « Ce tenant Microsoft 365 est déjà lié à une autre organisation. » | Tenant rattaché à un autre compte PhishTrainer | Contacter le support |
| Liaison : « Créez et enregistrez d’abord la source avant de lier votre organisation. » | Source pas encore enregistrée | Terminer l’étape 1 |
Support : pour toute question sur l’installation, écrivez à info@bexxo.ch.
Gérer les accès, suspendre ou désinstaller
Dans PhishTrainer
| Action | Effet |
|---|---|
| Révoquer un utilisateur | Seule cette personne perd l’accès, même si le tenant est lié. « Rétablir » lui rend l’accès. |
| Révoquer la liaison du tenant | La reconnaissance automatique s’arrête. Les collaborateurs reconnus par la liaison doivent activer PhishTrainer avec le code ; ceux activés par code ne sont pas touchés. |
| Désactiver la réception (interrupteur de l’onglet Réglages) | Tous les utilisateurs voient que le service est désactivé. À la réactivation, tout refonctionne sans nouvelle saisie : le compte Microsoft fait foi. |
| Régénérer le code | Les utilisateurs déjà activés continuent de fonctionner. Seules les nouvelles activations par code ont besoin du nouveau code ; mettez à jour le message aux collaborateurs. |
Dans Microsoft 365
- Retirer le bouton : supprimez le complément dans Paramètres › Applications intégrées du centre d’administration Microsoft 365.
- Révoquer les autorisations : dans Microsoft Entra, Applications d’entreprise, retrouvez « PhishTrainer Report » et « PhishTrainer Liaison M365 » à l’aide de leurs identifiants.
Les libellés des portails Microsoft évoluent régulièrement : si un menu ne correspond pas exactement, cherchez le complément ou l’application par son nom.
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