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Signaler un email suspect dans Outlook pour Windows
L’icône du bouton PhishTrainer dans votre messagerie
Sur cette page
À quoi servent les boutons PhishTrainer
Le groupe « PhishTrainer by Bexxo » d’Outlook transmet un email suspect à l’équipe de sécurité de votre organisation. Utilisez-le dès que vous recevez un email qui vous paraît douteux.
| Bouton | Usage |
|---|---|
| Signaler comme phishing | Email frauduleux qui cherche à vous piéger (lien, pièce jointe, demande d’identifiants ou de paiement). |
| Signaler comme spam | Publicité ou envoi de masse non sollicité, sans intention de vous piéger. |
| Paramètres | Relier PhishTrainer à votre organisation, vérifier la connexion, choisir la langue. |
| À propos | Version, éditeur, mises à jour et informations pour le support. |
En cas de doute, signalez comme phishing : votre équipe de sécurité vérifiera.
Avant de signaler : ne cliquez sur aucun lien, n’ouvrez aucune pièce jointe, ne transférez pas l’email et n’y répondez pas.
Où trouver les boutons
- Dans la fenêtre principale d’Outlook : onglet Accueil, groupe « PhishTrainer by Bexxo ».
- Dans un email ouvert dans sa propre fenêtre : même groupe, dans le ruban de cette fenêtre.
- Par un clic droit sur un email : menu « PhishTrainer by Bexxo », avec les deux boutons de signalement seulement.
Survolez un bouton pour afficher son explication.
Signaler un email, pas à pas
- Sélectionnez l’email suspect dans la liste, ou ouvrez-le. L’email doit avoir été reçu (pas un brouillon).
- Cliquez sur Signaler comme phishing ou Signaler comme spam. La fenêtre « Signaler cet email » s’ouvre, avec le type correspondant au bouton déjà choisi :
- Phishing : email frauduleux qui cherche à vous piéger
- Spam : publicité ou envoi de masse non sollicité
- À la question « Avez-vous interagi avec cet email ? », cochez ce que vous avez fait, sinon laissez vide :
- J’ai cliqué sur un lien
- J’ai ouvert une pièce jointe
- J’ai saisi un mot de passe ou des informations personnelles
- J’ai répondu ou appelé le numéro indiqué
- Cliquez sur Envoyer le signalement (ou Annuler pour renoncer). La fenêtre « Envoi du signalement… » s’affiche pendant l’envoi.
Une connexion au serveur PhishTrainer est nécessaire : sans réseau, le signalement n’est pas mis en attente. Refaites-le une fois la connexion revenue.
Email volumineux
Si l’email pèse plus de 3 Mo avec ses pièces jointes, la fenêtre « Email volumineux avec pièces jointes » propose Envoyer sans les pièces jointes : l’expéditeur, les en-têtes et le texte sont transmis, sans les fichiers joints. Votre email, dans Outlook, n’est pas modifié. Au-delà de 10 Mo, l’email ne peut pas être signalé : transférez-le à votre service informatique.
Signaler plusieurs emails à la fois
- Sélectionnez jusqu’à 20 emails dans la liste, puis cliquez sur un bouton de signalement.
- Confirmez : la fenêtre « Signaler n emails ? » indique que les emails seront transmis un par un. Tous sont signalés avec le même type (phishing ou spam).
- Si certains emails dépassent 3 Mo avec leurs pièces jointes, une seule question est posée pour tous : Envoyer sans les pièces jointes ou Ignorer ces emails.
- À la fin, un bilan indique le nombre de signalements envoyés, les exercices de simulation repérés, et les emails non signalés (brouillons, emails chiffrés, éléments qui ne sont pas des emails ou emails trop volumineux) ou non envoyés.
Pour un signalement groupé, la question « Avez-vous interagi avec cet email ? » n’est pas posée. Si vous avez cliqué sur un lien ou ouvert une pièce jointe d’un de ces emails, signalez-le seul.
Après l’envoi
- Une fenêtre affiche la réponse de PhishTrainer, ou à défaut « Merci, votre signalement a été envoyé. »
- Si l’email était un exercice de simulation PhishTrainer organisé par votre entreprise, la fenêtre vous en félicite.
- Si vous avez coché « J’ai saisi un mot de passe ou des informations personnelles » ou « J’ai ouvert une pièce jointe », un encadré « À faire tout de suite » s’affiche :
- « Changez le mot de passe que vous avez saisi et prévenez votre service informatique. »
- « Prévenez votre service informatique : la pièce jointe ouverte peut avoir infecté votre poste. »
- Suppression de l’email : selon le choix de votre organisation, l’email signalé est déplacé dans vos Éléments supprimés, d’où il reste récupérable.
Première utilisation : activer PhishTrainer
En général, votre service informatique active PhishTrainer pour vous. S’il ne l’a pas fait, un clic sur un bouton de signalement ouvre la fenêtre « Découvrir PhishTrainer », qui explique la différence entre phishing et spam. Cliquez sur Configurer maintenant, ou ouvrez Paramètres, puis :
- Procurez-vous le code d’activation auprès de votre responsable PhishTrainer ou de votre service informatique.
- Copiez le code complet : il commence par
sig_vsto_. - Dans la section « Relier PhishTrainer à votre organisation », collez-le dans le champ (bouton Coller), puis cliquez sur Activer.
- Le message « PhishTrainer est relié à votre organisation : vous pouvez signaler les emails suspects. » confirme l’activation, et l’état de la connexion passe à Connecté.
Si la fenêtre affiche « La connexion est gérée par votre service informatique : aucune action n’est nécessaire de votre part. », vous n’avez rien à saisir.
Nouvelle boîte aux lettres dans Outlook
Si vous ajoutez une boîte aux lettres à Outlook après l’activation, ses emails ne peuvent pas être signalés tant qu’elle n’est pas reliée. Outlook affiche alors « Nouvelle boîte aux lettres dans Outlook » : cliquez sur Relier maintenant si ce bouton est proposé ; sinon, ouvrez les paramètres et activez de nouveau PhishTrainer avec le code d’activation.
Paramètres et À propos
- État de la connexion : Connecté, Non configuré, Connexion en cours…, Configuré, serveur injoignable ou Accès retiré, avec le nom de l’organisation et la date de la dernière synchronisation. Synchroniser maintenant relance la connexion.
- Langue : français, allemand, italien ou anglais. En mode « Automatique (langue d’Outlook) », PhishTrainer suit la langue d’Outlook et s’affiche en anglais si celle-ci n’est pas disponible.
- Mises à jour : une pastille orange sur À propos signale une nouvelle version. L’installation nécessite les droits d’administrateur : votre service informatique peut s’en charger.
- Support : dans À propos, Copier les informations de diagnostic copie les informations utiles (sans code d’activation). Collez-les dans votre demande au support.
Messages possibles et que faire
| Message affiché | Que faire |
|---|---|
| « Sélectionnez l’email à signaler. » ou « Seuls les emails peuvent être signalés. » | Sélectionnez un email, puis cliquez à nouveau sur le bouton. |
| « Cet email n’a pas été reçu (brouillon ou email non envoyé) : il ne peut pas être signalé. » | Seuls les emails reçus peuvent être signalés. |
| « Cet email est chiffré ou protégé : il ne peut pas être analysé. Contactez votre service informatique. » | Transférez l’email à votre service informatique. |
| « Cet email est trop volumineux (plus de 10 Mo) : il ne peut pas être signalé. Contactez votre service informatique. » | Transférez l’email à votre service informatique. |
| « Cet email se trouve dans une boîte aux lettres qui n’est pas encore reliée à PhishTrainer sur ce poste… » | Reliez la boîte (voir « Nouvelle boîte aux lettres dans Outlook »). |
| « Sélectionnez au plus 20 emails à la fois. » | Réduisez la sélection. |
| « Un signalement est déjà en cours. Patientez quelques instants. » | Attendez la fin de l’envoi en cours. |
| « PhishTrainer est en cours de démarrage. Réessayez dans quelques secondes. » | Réessayez un peu plus tard. |
| « PhishTrainer n’est pas encore configuré. Ouvrez les paramètres pour le relier à votre organisation. » | Activez PhishTrainer (voir « Première utilisation »). |
| « L’activation de l’extension n’est plus valide… » | Cliquez sur Ouvrir les paramètres et collez de nouveau le code d’activation. |
| « Ce code d’activation n’est pas valide. Vérifiez qu’il est complet. » ou « Le serveur a refusé ce code d’activation. Contactez votre service informatique. » | Vérifiez le code auprès de votre service informatique. |
| « Le serveur PhishTrainer est injoignable. Réessayez plus tard. » ou « Le signalement n’a pas pu être envoyé… » | Vérifiez votre connexion et réessayez. Si le problème persiste, contactez votre service informatique. |
| « Trop de demandes en peu de temps. Réessayez dans quelques minutes. » | Réessayez dans quelques minutes. |
| « Le service de signalement est désactivé pour votre organisation… » | Contactez votre service informatique. |
| « Votre accès a été retiré. Contactez votre service informatique. » | Contactez votre service informatique. |
| « Adresse du serveur non sécurisée » | Contactez votre service informatique : aucun signalement ne part tant que ce n’est pas corrigé. |
Confidentialité
L’email signalé est transmis complet (pièces jointes comprises, sauf si vous choisissez de l’envoyer sans elles) à PhishTrainer, pour analyse par l’équipe de sécurité de votre organisation, avec les cases que vous avez cochées. Vous n’avez ni compte ni mot de passe PhishTrainer.
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