Complément Outlook pour Windows : guide administrateur

Le complément PhishTrainer Report pour Outlook pour Windows ajoute un groupe « PhishTrainer by Bexxo » dans Outlook. Vos collaborateurs l’utilisent pour transmettre un email suspect (phishing ou spam) à l’équipe de sécurité de votre organisation, via PhishTrainer.

Il s’agit d’un complément VSTO, installé sur chaque poste par un programme d’installation MSI. L’éditeur affiché est « Bexxo by tesweb SA ». PhishTrainer est un logiciel Bexxo, le pôle cybersécurité de Tesweb SA. Ce guide décrit la version 2.2.2 du complément.

• Outlook 2016, Outlook 2019 et Outlook 2021 ;
• Outlook Microsoft 365, application de bureau classique ;
• sur Windows 64 bits. Outlook peut être en 32 ou en 64 bits : le complément est inscrit pour les deux.

PhishTrainer propose deux compléments Outlook, à choisir selon le client Outlook de vos collaborateurs :

Les deux peuvent être combinés : chacun est une source de signalement distincte dans PhishTrainer.

• Windows 64 bits ;
• .NET Framework 4.7.2 ou plus récent ;
• Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime ;
• droits d’administrateur du poste pour l’installation : le MSI installe le complément pour tous les utilisateurs de la machine, dans C:\Program Files\PhishTrainer\Report ;
• accès https sortant vers app.phishtrainer.com. Le complément passe par le proxy système de Windows, avec les identifiants Windows de l’utilisateur.

• l’email signalé complet (format .msg, pièces jointes comprises, sauf si le collaborateur choisit de l’envoyer sans elles) ;
• le type choisi (phishing ou spam) et les cases cochées par le collaborateur (lien cliqué, pièce jointe ouverte, mot de passe ou informations saisis, réponse ou appel) ;
• la langue du complément ;
• l’adresse de la boîte aux lettres qui contient l’email.

Si le collaborateur indique avoir saisi un mot de passe ou ouvert une pièce jointe, et que l’email n’est pas une simulation PhishTrainer, une alerte est envoyée par email aux administrateurs PhishTrainer. L’alerte ne bloque jamais le signalement.

• le nom du poste, l’utilisateur Windows et la version du complément ;
• les adresses des boîtes aux lettres reliées (voir plus loin) : le serveur n’en garde que des empreintes.

Le poste est ensuite identifié par un jeton d’appareil, chiffré localement pour l’utilisateur Windows. Le collaborateur n’a ni compte ni mot de passe PhishTrainer.

Le complément tient un journal local, sans jeton, sans adresse email et sans contenu de message, dans %LOCALAPPDATA%\PhishTrainer\Report\logs (un fichier par jour, conservé 7 jours).

Le code d’activation peut être fourni de trois façons. Les deux premières activent les postes sans action des collaborateurs.

L’installation ne demande aucun code : vous pouvez installer le complément et l’activer plus tard. Tant qu’il n’est pas activé, un clic sur un bouton de signalement ouvre la fenêtre « Découvrir PhishTrainer », qui propose de le configurer.

Si les collaborateurs installent et activent eux-mêmes le complément, l’onglet Message aux collaborateurs de la source fournit un texte prêt à envoyer, avec le lien de téléchargement et le code d’activation. Il leur faut alors des droits d’administrateur sur leur poste.

Commande à exécuter avec des droits d’administrateur (par exemple par Intune, SCCM ou un script de démarrage) :

• L’onglet Installation de la source affiche cette commande avec le nom du fichier et votre code déjà renseignés.
• Le code n’est pas écrit dans le journal d’installation de msiexec.
• Lors d’une mise à jour ou d’une réparation lancée sans code, le code déjà installé est repris.

Installez le MSI sans code, puis créez cette valeur de registre sur les postes, par exemple avec une préférence de stratégie de groupe :

• Le code d’activation, le paramètre ENROLLMENTTOKEN du MSI et la valeur EnrollmentToken désignent la même valeur. Si un poste reçoit les deux, la valeur de stratégie l’emporte sur celle du MSI.
• Avec un code posé par stratégie, la fenêtre Paramètres n’affiche plus la saisie du code, mais : « La connexion est gérée par votre service informatique : aucune action n’est nécessaire de votre part. »
• Si vous changez la valeur de stratégie (par exemple après avoir régénéré le code), le poste se réactive avec le nouveau code au prochain démarrage d’Outlook ou à la synchronisation suivante.

À l’activation, le poste relie à PhishTrainer jusqu’à 5 adresses de boîtes aux lettres présentes dans le profil Outlook. Un collaborateur ne peut signaler que les emails d’une boîte reliée.

• Boîte ajoutée au profil après l’activation : Outlook affiche « Nouvelle boîte aux lettres dans Outlook ». Avec un code posé par GPO ou par le MSI, le bouton Relier maintenant relie la boîte sans saisie (et le complément tente de la relier seul au démarrage d’Outlook). Sinon, le collaborateur rouvre les Paramètres et colle de nouveau le code d’activation.
• Boîte partagée ouverte sans compte dans le profil : ses emails sont signalés au nom de l’utilisateur du poste.
• Au-delà de cinq comptes dans le profil, le sixième ne peut pas être relié.

Le complément ne se met pas à jour tout seul. Il vérifie au plus une fois par jour s’il existe une version plus récente : une pastille orange apparaît alors sur le bouton À propos, dont la fenêtre propose Télécharger. L’installation demande les droits d’administrateur du poste.

En entreprise, redéployez le nouveau MSI (même commande ou même méthode qu’à l’installation). Une nouvelle version remplace l’ancienne ; une version plus ancienne que celle installée est refusée. L’onglet Installation de la source indique la dernière version publiée.

Le complément est installé comme le programme « PhishTrainer Report » (éditeur « Bexxo by tesweb SA ») : désinstallez-le comme tout programme Windows. Pensez aussi à révoquer le poste dans l’onglet Appareils enrôlés.

Sans connexion au serveur, le signalement n’est pas mis en attente : il échoue et le collaborateur doit le refaire.

Dans la fenêtre À propos, le bouton Copier les informations de diagnostic copie dans le presse-papiers la version du complément, d’Outlook et de Windows, l’état de la connexion, l’organisation, la date de la dernière synchronisation, l’identifiant du poste et l’emplacement des journaux. Ces informations ne contiennent ni jeton ni code d’activation. Joignez-y si besoin les journaux du poste, situés dans le dossier indiqué dans la section « Données traitées ».