Componente aggiuntivo Outlook per Windows: guida per l’amministratore

Il componente aggiuntivo PhishTrainer Report per Outlook per Windows aggiunge un gruppo «PhishTrainer by Bexxo» in Outlook. I suoi collaboratori lo usano per trasmettere un'email sospetta (phishing o spam) al team di sicurezza della sua organizzazione, tramite PhishTrainer.

Si tratta di un componente aggiuntivo VSTO, installato su ogni postazione da un programma di installazione MSI. L'editore visualizzato è «Bexxo by tesweb SA». PhishTrainer è un software Bexxo, il polo di cybersicurezza di Tesweb SA. Questa guida descrive la versione 2.2.2 del componente aggiuntivo.

• Outlook 2016, Outlook 2019 e Outlook 2021;
• Outlook per Microsoft 365, applicazione desktop classica;
• su Windows a 64 bit. Outlook può essere a 32 o a 64 bit: il componente aggiuntivo è registrato per entrambi.

PhishTrainer offre due componenti aggiuntivi Outlook, da scegliere in base al client Outlook dei suoi collaboratori:

I due possono essere combinati: ognuno è una fonte di segnalazione distinta in PhishTrainer.

• Windows a 64 bit;
• .NET Framework 4.7.2 o più recente;
• Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime;
• diritti di amministratore della postazione per l'installazione: l'MSI installa il componente aggiuntivo per tutti gli utenti del computer, in C:\Program Files\PhishTrainer\Report;
• accesso https in uscita verso app.phishtrainer.com. Il componente aggiuntivo passa per il proxy di sistema di Windows, con le credenziali Windows dell'utente.

• l'email segnalata integrale (formato .msg, allegati compresi, salvo se il collaboratore sceglie di inviarla senza allegati);
• il tipo scelto (phishing o spam) e le caselle selezionate dal collaboratore (link cliccato, allegato aperto, password o dati inseriti, risposta o chiamata);
• la lingua del componente aggiuntivo;
• l'indirizzo della casella di posta che contiene l'email.

Se il collaboratore indica di aver inserito una password o aperto un allegato, e l'email non è una simulazione PhishTrainer, viene inviato un avviso via email agli amministratori PhishTrainer. L'avviso non blocca mai la segnalazione.

• il nome della postazione, l'utente Windows e la versione del componente aggiuntivo;
• gli indirizzi delle caselle di posta collegate (vedere più avanti): il server ne conserva solo delle impronte.

La postazione è poi identificata da un token del dispositivo, crittografato localmente per l'utente Windows. Il collaboratore non ha né account né password PhishTrainer.

Il componente aggiuntivo tiene un registro locale, senza token, senza indirizzo email e senza contenuto dei messaggi, in %LOCALAPPDATA%\PhishTrainer\Report\logs (un file al giorno, conservato 7 giorni).

Il codice di attivazione può essere fornito in tre modi. I primi due attivano le postazioni senza intervento dei collaboratori.

L'installazione non richiede alcun codice: può installare il componente aggiuntivo e attivarlo più tardi. Finché non è attivato, un clic su un pulsante di segnalazione apre la finestra «Scopri PhishTrainer», che propone di configurarlo.

Se i collaboratori installano e attivano da sé il componente aggiuntivo, la scheda Messaggio ai collaboratori della fonte fornisce un testo pronto da inviare, con il link di download e il codice di attivazione. In tal caso servono loro i diritti di amministratore sulla loro postazione.

Comando da eseguire con diritti di amministratore (ad esempio tramite Intune, SCCM o uno script di avvio):

• La scheda Installazione della fonte visualizza questo comando con il nome del file e il suo codice già compilati.
• Il codice non viene scritto nel registro di installazione di msiexec.
• Durante un aggiornamento o una riparazione avviati senza codice, viene ripreso il codice già installato.

Installi l'MSI senza codice, poi crei questo valore di registro sulle postazioni, ad esempio con una preferenza dei Criteri di gruppo:

• Il codice di attivazione, il parametro ENROLLMENTTOKEN dell'MSI e il valore EnrollmentToken indicano lo stesso valore. Se una postazione li riceve entrambi, il valore del criterio prevale su quello dell'MSI.
• Con un codice impostato tramite criterio, la finestra Impostazioni non visualizza più l'inserimento del codice, ma: «La connessione è gestita dal suo servizio informatico: non deve fare nulla.»
• Se modifica il valore del criterio (ad esempio dopo aver rigenerato il codice), la postazione si riattiva con il nuovo codice al successivo avvio di Outlook o alla sincronizzazione successiva.

All'attivazione, la postazione collega a PhishTrainer fino a 5 indirizzi di caselle di posta presenti nel profilo Outlook. Un collaboratore può segnalare solo le email di una casella collegata.

• Casella aggiunta al profilo dopo l'attivazione: Outlook visualizza «Nuova casella di posta in Outlook». Con un codice impostato tramite GPO o tramite l'MSI, il pulsante Collega ora collega la casella senza inserimenti (e il componente aggiuntivo tenta di collegarla da solo all'avvio di Outlook). Altrimenti, il collaboratore riapre le Impostazioni e incolla di nuovo il codice di attivazione.
• Casella condivisa aperta senza account nel profilo: le sue email vengono segnalate a nome dell'utente della postazione.
• Oltre cinque account nel profilo, il sesto non può essere collegato.

Il componente aggiuntivo non si aggiorna da solo. Verifica al massimo una volta al giorno se esiste una versione più recente: in tal caso compare un pallino arancione sul pulsante Informazioni, la cui finestra propone Scarica. L'installazione richiede i diritti di amministratore della postazione.

In azienda, ridistribuisca il nuovo MSI (stesso comando o stesso metodo dell'installazione). Una nuova versione sostituisce quella precedente; una versione meno recente di quella installata viene rifiutata. La scheda Installazione della fonte indica l'ultima versione pubblicata.

Il componente aggiuntivo è installato come programma «PhishTrainer Report» (editore «Bexxo by tesweb SA»): lo disinstalli come qualsiasi programma Windows. Si ricordi anche di revocare la postazione nella scheda Dispositivi registrati.

Senza connessione al server, la segnalazione non viene messa in attesa: non riesce e il collaboratore deve ripeterla.

Nella finestra Informazioni, il pulsante Copia le informazioni diagnostiche copia negli appunti la versione del componente aggiuntivo, di Outlook e di Windows, lo stato della connessione, l'organizzazione, la data dell'ultima sincronizzazione, l'identificativo della postazione e il percorso dei registri. Queste informazioni non contengono né token né codice di attivazione. Se necessario, alleghi i registri della postazione, che si trovano nella cartella indicata nella sezione «Dati trattati».